I. DẪN NHẬP
Muốn Đoàn hoạt động điều hòa, sinh động vui tươi, mỗi Trưởng phải có một chương trình sinh hoạt cho đơn vị của mình. Chương trình sinh hoạt có thể là chương trình ngắn hạn hoặc dài hạn. Ngắn hạn là 1 tháng, ba tháng. Dài hạn là một năm hoặc cả một nhiệm kỳ hai hoặc ba năm.
II. SOẠN CHƯƠNG TRÌNH DÀI HẠN
Soạn Chương trình sinh hoạt cho Đoàn là nhiệm vụ của Ban chấp hành, nhất là Đoàn Trưởng. Muốn soạn chương trình sinh hoạt dài hạn, nói chung, cần xác định những điểm sau:
1. Chương trình dài hạn nhắm thời gian bao lâu?
Thông thường, một Chương trình dài hạn cho đoàn được chọn là 6 tháng hoặc 12 tháng. Trong bài này, chúng ta chọn Chương trình dài hạn là một năm.
2. Chương trình dài hạn gồm những mục tiêu thực tế nào và mốc thời gian chính yếu nào?
Trưởng phải nhận định: Đoàn cần làm những việc gì, cần đạt những mục đích nào trong thời gian sắp tới. Mục tiêu nào cần đạt trước và phải đạt được vào thời điểm nào. Do vậy việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau và làm vào lúc nào, cần những ai phụ giúp.
3. Chương trình dài hạn chịu ảnh hưởng những yếu tố bên ngoài nào?
Đoàn là một đơn vị của giáo xứ, giáo hạt nên chương trình sinh hoạt của Đoàn tùy thuộc vào chương trình của giáo xứ, giáo hạt, có những đoàn thể khác cùng sinh hoạt, nếu chương trình sinh hoạt trùng hợp có thể gây trở ngại cho nhau. Các em còn đi học nên tránh mùa thi hay những sinh hoạt đặc biệt của trường, ...
4. Chương trình dài hạn tùy thuộc vào những yếu tố nào?
Chương trình đưa ra phải được thực hiện. Nhưng việc thực hiện đòi hỏi phải đáp ứng được những yếu tố sau:
- Nhân sự Trưởng đang có trong tay.
- Biết khả năng, điều kiện của người đảm trách công việc.
- Hoàn cảnh hiện tại thuận tiện của giáo xứ, của xã hội.
- Sự ưng thuận của Cha xứ, Cha Tuyên úy Đoàn.
5. Chương trình dài hạn liên quan đến những ai, tùy thuộc vào ai?
Chương trình sinh hoạt của Đoàn được thể hiện trong giáo xứ, nên dù muốn hay không cũng liên quan cách này cách khác đến Cha xứ, Cha Tuyên úy, Hội đồng mục vụ giáo xứ, phụ huynh…
Khi lập chương trình, trưởng cần bàn bạc và trình với Cha Tuyên úy. Chương trình chỉ được thi hành khi Cha Tuyên úy đã duyệt. Nên gửi cho Cha xứ, cho Hội đồng mục vụ chương trình này.
6. Chương trình dài hạn có khả thi không?
Khi dự phóng chương trình năm cho Đoàn, Trưởng phải vận dụng kiến thức, kinh nghiệm, và căn cứ vào khả năng, điều kiện, nề nếp, hoàn cảnh của Đoàn, của xứ để thấy trước khả năng thành công của chương trình. Chương trình dài hạn có chương trình huấn luyện và chương trình thi đua, các chiến dịch. Sau những nét phác thảo, Trưởng cần trao đổi để biết ý kiến của Cha Tuyên uý, đóng góp của các Trưởng có kinh nghiệm rồi mới vẽ tiếp những nét chi tiết. Lưu ý: Chương trình không phải là một bản vẽ suông.
7. Tổng quát các giai đoạn của Chương trình dài hạn.
Chương trình càng dài, càng cần được phân chia thành nhiều giai đoạn thực hiện, nhiều đề mục cần được cụ thể hoá, để đạt được những mục tiêu của từng giai đoạn, từng đề mục. Xác định các mục tiêu của từng giai đoạn, từng đề mục là nấc thang tiến đến sự thành công toàn phần.
8. Chi tiết hóa Chương trình dài hạn bằng các chương trình ngắn hạn.
Dù chương trình đã nghiên cứu kỹ, Trưởng vẫn không thể hoàn toàn chủ động kiểm soát được những thay đổi, những sự cố bên ngoài ảnh hưởng đến việc thực hiện chương trình và cũng không thể sắp sẵn mọi chuyện cho một thời gian dài. Do đó cần chia Chương trình tổng quát thành các Chương trình ngắn hạn, chi tiết hóa, cụ thể hoá các sinh hoạt của từng Chương trình ngắn hạn.
Chương trình ngắn hạn chi tiết không phải là chương độc lập khác, nhưng là một phần của Chương trình dài hạn được tách ra và chi tiết hóa. Có thể hình dung Chương trình dài hạn tổng quát và các Chương trình ngắn hạn như những vòng tròn đồng tâm, những mảng sơn tạo nên bức tranh hoàn hảo.
9. Những việc trợ giúp thực hiện Chương trình dài hạn.
Dù Đoàn Trưởng có thể có cái nhìn bao quát và thực hiện trọn vẹn chương trình, vẫn cần đến sự cộng tác của các Trưởng trong phân đoàn, chi đoàn, cũng như sự chỉ đạo của Cha Tuyên úy, Hội đồng mục vụ, và phụ huynh…
10. Tiên liệu những bất trắc và lập kế hoạch dự phòng.
Ít khi chương trình đưa ra được thực hiện thông suốt từ A tới Z, đôi khi xảy đến những trục trặc khách quan, ảnh hưởng tới Chương trình của Đoàn. Vì vậy cần có những kế hoạch dự phòng nhằm đáp ứng tức thời những sự cố bất ngờ.
III. KẾT LUẬ N
- Chương trình dài hạn cho Đoàn là cần thiết.
- Muốn lập Chương trình năm cho Đoàn, cần có:
. Nhân sự.
. Phương tiện.
. Hoàn cảnh thuận tiện.
. Sự chấp thuận của cấp trên.
. Sự cộng tác tích cực của các thành phần trong Đoàn.
. Tầm nhìn sâu xa và xuyên suốt của Đoàn Trưởng.
. Có Chương trình dài hạn tổng quát, cần có Chương trình ngắn hạn để chi tiết hóa công việc.
. “Đoàn ta” không phải là một hòn đảo. Nhưng có liên hệ và ảnh hưởng qua lại với cấp trên, với giáo xứ, Hiệp đoàn, Liên đoàn. Do đó, chương trình của Đoàn phải: phù hợp với chương trình của Cha Tuyên úy giáo xứ, Hiệp đoàn, Liên đoàn để tránh trùng hợp, dẫn đến tình trạng bị động hoặc “vỡ kế hoạch”.
[Nguồn: Sổ tay Huấn luyện Huynh trưởng cấp 2]