I. Giao tế Nhân sự là gì?
- Giao tế nhân sự là mối tương quan giữa người với người trong cộng đồng, trong xã hội hay trong một tổ chức lớn nhỏ. Là người, ai cũng bị đặt trước mối liên hệ với người khác tuỳ vai trò, cấp bậc, vị trí của mình mà mối liên hệ đó hạn hẹp, rộng rãi, bình thường hay quan trọng… (giao tế nhân sự của nhà lãnh đạo, giao tế nhân sự của một học sinh…)
- Lịch thiệp là hoa thơm của đức bác ái. Mà thánh Phaolo dạy rất rõ về đức ái: “Đức ái thì nhẫn nhục, không ghen tương, không vênh vang, không tự đắc, Đức ái tha thứ tất cả, tin tưởng tất cả, hy vọng tất cả, chịu đựng tất cả”. “Anh em hãy cố đạt cho được đức ái... hãy tìm kiếm để được dồi dào các ân huệ đó, nhằm xây dựng Hội thánh”. Thực hiện giao tế nhân sự là duy trì phát triển ngày một tốt đẹp hơn mối tương quan giữa người với người.
II. Đối tượng của giao tế nhân sự.
Giao tế nhân sự luôn luôn có hai vế: Tôi và anh, chúng tôi và các anh… Địa vị, tư cách của mỗi người trong cộng đồng, được cộng đồng nhìn nhận cách tự nhiên (người cao niên mặc nhiên được cộng đồng kính trọng, người hiền lành, nhân đức được mọi người nể vì); hoặc do định chế (một linh mục, tu sĩ mặc dù còn trẻ, được mọi người kính trọng; các công nhân kính trọng giám đốc).
Đối tượng giao tế của Huynh Trưởng gồm: Cấp trên như Cha Xứ, Cha Tuyên úy, Hội đồng Mục vụ Giáo xứ. Ngang hàng như các đoàn thể bạn trong giáo xứ, các tổ chức khu xóm trong họ đạo. Cấp dưới như Huynh trưởng thuộc cấp, các em đoàn sinh.
Vì có những vị trí khác nhau trong tổ chức hay trong xã hội, nên giao tế nhân sự trở thành vấn đề các Trưởng phải quan tâm.
III. Mục đích của Giao tế Nhân sự:
Mỗi cuộc giao tế đều có mục đích:
- Công nhân đến gặp công ty để xin việc làm,
- Công dân đến cơ quan hành chánh xin liên hệ công việc...
- Đoàn Trưởng gặp Cha Tuyên Úy hay cha Xứ để trình bày vấn đề của Đoàn,
- Huynh trưởng tiếp xúc với phụ huynh về việc của con em họ trong Đoàn,
- Huynh trưởng tiếp xúc với đoàn sinh các cấp để giảng dạy, huấn luyện…
IV.Nghệ thuật giao tế
1. Nắm vững mục đích:
Cuộc gặp gỡ nhằm đạt được điều gì. Câu chuyện dù có vòng vo tới đâu đi nữa, đừng quên mục đích và tìm cơ hội thuận tiện nhất để đưa vào đề. Tuỳ đối tượng, có khi phải để cho câu chuyện “vòng vo tam quốc”, hoặc nhập đề cách lung khởi và ta vẫn phải kiên nhẫn với sự vòng vo đó nếu đối tượng là cấp trên hoặc người vị vọng, nhưng luôn tỉnh táo theo dõi tiến trình và tìm cơ hội đưa câu chuyện trở lại vấn đề.
2. Biết rõ về đối tượng giao tế:
Trong giao tế, cần biết rõ đối tượng: về chức vụ, địa vị, trình độ kiến thức, tính tình, sở thích, tuổi tác, lập trường về vấn đề có liên quan để chuẩn bị tâm lý, sắp xếp tiến trình giao tế.
- Với cấp trên: Lễ phép, thẳng thắn, trung thực.
- Với cấp ngang hàng: Tôn trọng, đại lượng, tế nhị, hợp tác.
- Vớ i cấp dưới: Chân thành, niềm nở, bao dung, yêu thương.
3. Tác phong khi giao tế:
Luôn tôn trọng nhau. Tùy theo cấp bậc, vị trí và công việc mà ta có cách mở đầu và tiến hành việc giao tế khác nhau. Nhưng cách chung, trong giao tế thông thường, Huynh trưởng cần:
- Dùng ngôn ngữ quen thuộc của đối tượng, hoặc đặt ra những vấn đề phù hợp với trình độ kiến thức và mối quan tâm của đối tượng.
- Gặp đối tượng “nói nhiều”, ta nên đóng vai “người nghe” để “chịu trận”, nhưng vẫn để ý theo sát và nắm ý chính. Khi “đài tạm nghỉ” để lấy sức, ta mới nêu lên điều mình muốn nói đã được chuẩn bị trước. Không nên ngắt lời, nhất là khi người đối diện là cấp trên và đang hưng phấn.
- Nếu đối tượng có vẻ lạnh nhạt, ta nên tạo sự hưng phấn bằng cách hỏi vài điều về “nghề của chàng”. (VD: với một sĩ quan hồi hưu, nên hỏi về một trận đánh nổi tiếng nào đó trong lịch sử mà người ấy có tham gia...), rồi chịu khó ngồi nghe và tìm cơ hội đưa câu chuyện vào lại đề tài chính.
- Thực sự quan tâm theo dõi điều đối tượng đang nói, vì rất có thể câu chuyện đó đem đến cho ta sự hiểu biết mới bất ngờ . Đồng thời cũng là cách đối xử lịch sự, làm vừa lòng đối tượng. “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau!”
- Cần chăm chú nghe và nhìn vào đối tượng, đừng nhìn “trừng trừng” cũng đừng “ngó lơ”
- Tùy theo vai vế của đối tượng để chọn lời xưng hô hoặc mở đầu (cách xưng hô đối với người Việt Nam rất quan trọng, có thể bể chuyện lớn vì những lỗi nhỏ này).
Một số lưu ý:
+ Ít quảng cáo về mình bao nhiêu có thể. Chỉ nói về mình, nhất là những ưu điểm của mình, khi được hỏi tới và chỉ nói vừa đủ những chi tiết mà đối tượng yêu cầu.
+ Có những trường hợp phải trình báo bằng văn bản: nên soạn sẵn để có thể thay đổi hay thêm bớt ngay trên văn bản khi lãnh ý . Cũng có thể hẹn ngày gặp lại để đọc văn bản hoàn chỉnh.
+ Tránh phê phán, khi cần hãy góp ý trong tinh thần xây dựng và tôn trọng, bình tĩnh chọn từ ngữ và cẩn thận trong cách nói để tránh xúc phạm cấp trên, tránh mất bạn hữu và làm nản lòng cấp dưới: Đừng khẳng định rằng đối tượng sai lầm hoặc kết án đối tượng cách trắng trợn; nhất là đối với cấp trên và cho dù là cấp dưới.
+ Bình tĩnh, bao dung sẵn lòng tha thứ khi đối tượng lỡ xúc phạm đến mình, và tìm cách lướt qua để đối tượng không bị ngượng.
+ Việc góp ý sửa sai luôn luôn được thực hiện với từng cá nhân. Tránh tuyệt đối phê bình cá nhân trước tập thể khi không đủ lý do cần thiết.
+ Khi phát biểu ý kiến, tránh những cử chỉ hung hăng như vung tay, đập bàn; Đừng chỉ tay vào mặt đối tượng cũng tránh vỗ ngực mình.
+ Giọng nói cần rõ ràng, lớn vừa đủ nghe, gọn gàng, dứt khoát và truyền cảm bao có thể.
+ Khi bắt tay hãy nắm chặt tay và nhìn vào đối tượng. Tránh bắt cách hời hợt, ngó lơ. Đừng quên hỏi thăm cha mẹ, vợ, chồng, con cái của đối tượng.
+ Muốn đối tượng cởi mở, hãy mở lòng mình trước. Tránh một chiều khai thác (trao đổi mà như hỏi cung thì không nên)
Tất cả những điều trên đây phải xuất phát từ lòng chân thật nhằm mục đích tạo bầu không khí thân mật, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Không thể là chiến thuật hay thủ đoạn ngoại giao, giả hình. Vì:
- Sự chân thành và khiêm tốn, có giá trị thuyết phục hơn sự ba hoa và mưu mẹo.
- Mưu mẹo và chiến thuật chỉ có thể thành công nhất thời mà thường là mầm mống của sự đổ vỡ trong giao tế.
Đối với Huynh Trưởng Thiếu Nhi Thánh Thể, nền tảng của nghệ thuật giao tế là lòng mến, sự chân thành, khiêm tốn, và sự tương kính (1Cr. 13, 1-6)
[Nguồn: Sổ tay Huấn luyện Huynh trưởng cấp 2]
- Giao tế nhân sự là mối tương quan giữa người với người trong cộng đồng, trong xã hội hay trong một tổ chức lớn nhỏ. Là người, ai cũng bị đặt trước mối liên hệ với người khác tuỳ vai trò, cấp bậc, vị trí của mình mà mối liên hệ đó hạn hẹp, rộng rãi, bình thường hay quan trọng… (giao tế nhân sự của nhà lãnh đạo, giao tế nhân sự của một học sinh…)
- Lịch thiệp là hoa thơm của đức bác ái. Mà thánh Phaolo dạy rất rõ về đức ái: “Đức ái thì nhẫn nhục, không ghen tương, không vênh vang, không tự đắc, Đức ái tha thứ tất cả, tin tưởng tất cả, hy vọng tất cả, chịu đựng tất cả”. “Anh em hãy cố đạt cho được đức ái... hãy tìm kiếm để được dồi dào các ân huệ đó, nhằm xây dựng Hội thánh”. Thực hiện giao tế nhân sự là duy trì phát triển ngày một tốt đẹp hơn mối tương quan giữa người với người.
II. Đối tượng của giao tế nhân sự.
Giao tế nhân sự luôn luôn có hai vế: Tôi và anh, chúng tôi và các anh… Địa vị, tư cách của mỗi người trong cộng đồng, được cộng đồng nhìn nhận cách tự nhiên (người cao niên mặc nhiên được cộng đồng kính trọng, người hiền lành, nhân đức được mọi người nể vì); hoặc do định chế (một linh mục, tu sĩ mặc dù còn trẻ, được mọi người kính trọng; các công nhân kính trọng giám đốc).
Đối tượng giao tế của Huynh Trưởng gồm: Cấp trên như Cha Xứ, Cha Tuyên úy, Hội đồng Mục vụ Giáo xứ. Ngang hàng như các đoàn thể bạn trong giáo xứ, các tổ chức khu xóm trong họ đạo. Cấp dưới như Huynh trưởng thuộc cấp, các em đoàn sinh.
Vì có những vị trí khác nhau trong tổ chức hay trong xã hội, nên giao tế nhân sự trở thành vấn đề các Trưởng phải quan tâm.
III. Mục đích của Giao tế Nhân sự:
Mỗi cuộc giao tế đều có mục đích:
- Công nhân đến gặp công ty để xin việc làm,
- Công dân đến cơ quan hành chánh xin liên hệ công việc...
- Đoàn Trưởng gặp Cha Tuyên Úy hay cha Xứ để trình bày vấn đề của Đoàn,
- Huynh trưởng tiếp xúc với phụ huynh về việc của con em họ trong Đoàn,
- Huynh trưởng tiếp xúc với đoàn sinh các cấp để giảng dạy, huấn luyện…
IV.Nghệ thuật giao tế
1. Nắm vững mục đích:
Cuộc gặp gỡ nhằm đạt được điều gì. Câu chuyện dù có vòng vo tới đâu đi nữa, đừng quên mục đích và tìm cơ hội thuận tiện nhất để đưa vào đề. Tuỳ đối tượng, có khi phải để cho câu chuyện “vòng vo tam quốc”, hoặc nhập đề cách lung khởi và ta vẫn phải kiên nhẫn với sự vòng vo đó nếu đối tượng là cấp trên hoặc người vị vọng, nhưng luôn tỉnh táo theo dõi tiến trình và tìm cơ hội đưa câu chuyện trở lại vấn đề.
2. Biết rõ về đối tượng giao tế:
Trong giao tế, cần biết rõ đối tượng: về chức vụ, địa vị, trình độ kiến thức, tính tình, sở thích, tuổi tác, lập trường về vấn đề có liên quan để chuẩn bị tâm lý, sắp xếp tiến trình giao tế.
- Với cấp trên: Lễ phép, thẳng thắn, trung thực.
- Với cấp ngang hàng: Tôn trọng, đại lượng, tế nhị, hợp tác.
- Vớ i cấp dưới: Chân thành, niềm nở, bao dung, yêu thương.
3. Tác phong khi giao tế:
Luôn tôn trọng nhau. Tùy theo cấp bậc, vị trí và công việc mà ta có cách mở đầu và tiến hành việc giao tế khác nhau. Nhưng cách chung, trong giao tế thông thường, Huynh trưởng cần:
- Dùng ngôn ngữ quen thuộc của đối tượng, hoặc đặt ra những vấn đề phù hợp với trình độ kiến thức và mối quan tâm của đối tượng.
- Gặp đối tượng “nói nhiều”, ta nên đóng vai “người nghe” để “chịu trận”, nhưng vẫn để ý theo sát và nắm ý chính. Khi “đài tạm nghỉ” để lấy sức, ta mới nêu lên điều mình muốn nói đã được chuẩn bị trước. Không nên ngắt lời, nhất là khi người đối diện là cấp trên và đang hưng phấn.
- Nếu đối tượng có vẻ lạnh nhạt, ta nên tạo sự hưng phấn bằng cách hỏi vài điều về “nghề của chàng”. (VD: với một sĩ quan hồi hưu, nên hỏi về một trận đánh nổi tiếng nào đó trong lịch sử mà người ấy có tham gia...), rồi chịu khó ngồi nghe và tìm cơ hội đưa câu chuyện vào lại đề tài chính.
- Thực sự quan tâm theo dõi điều đối tượng đang nói, vì rất có thể câu chuyện đó đem đến cho ta sự hiểu biết mới bất ngờ . Đồng thời cũng là cách đối xử lịch sự, làm vừa lòng đối tượng. “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau!”
- Cần chăm chú nghe và nhìn vào đối tượng, đừng nhìn “trừng trừng” cũng đừng “ngó lơ”
- Tùy theo vai vế của đối tượng để chọn lời xưng hô hoặc mở đầu (cách xưng hô đối với người Việt Nam rất quan trọng, có thể bể chuyện lớn vì những lỗi nhỏ này).
Một số lưu ý:
+ Ít quảng cáo về mình bao nhiêu có thể. Chỉ nói về mình, nhất là những ưu điểm của mình, khi được hỏi tới và chỉ nói vừa đủ những chi tiết mà đối tượng yêu cầu.
+ Có những trường hợp phải trình báo bằng văn bản: nên soạn sẵn để có thể thay đổi hay thêm bớt ngay trên văn bản khi lãnh ý . Cũng có thể hẹn ngày gặp lại để đọc văn bản hoàn chỉnh.
+ Tránh phê phán, khi cần hãy góp ý trong tinh thần xây dựng và tôn trọng, bình tĩnh chọn từ ngữ và cẩn thận trong cách nói để tránh xúc phạm cấp trên, tránh mất bạn hữu và làm nản lòng cấp dưới: Đừng khẳng định rằng đối tượng sai lầm hoặc kết án đối tượng cách trắng trợn; nhất là đối với cấp trên và cho dù là cấp dưới.
+ Bình tĩnh, bao dung sẵn lòng tha thứ khi đối tượng lỡ xúc phạm đến mình, và tìm cách lướt qua để đối tượng không bị ngượng.
+ Việc góp ý sửa sai luôn luôn được thực hiện với từng cá nhân. Tránh tuyệt đối phê bình cá nhân trước tập thể khi không đủ lý do cần thiết.
+ Khi phát biểu ý kiến, tránh những cử chỉ hung hăng như vung tay, đập bàn; Đừng chỉ tay vào mặt đối tượng cũng tránh vỗ ngực mình.
+ Giọng nói cần rõ ràng, lớn vừa đủ nghe, gọn gàng, dứt khoát và truyền cảm bao có thể.
+ Khi bắt tay hãy nắm chặt tay và nhìn vào đối tượng. Tránh bắt cách hời hợt, ngó lơ. Đừng quên hỏi thăm cha mẹ, vợ, chồng, con cái của đối tượng.
+ Muốn đối tượng cởi mở, hãy mở lòng mình trước. Tránh một chiều khai thác (trao đổi mà như hỏi cung thì không nên)
Tất cả những điều trên đây phải xuất phát từ lòng chân thật nhằm mục đích tạo bầu không khí thân mật, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Không thể là chiến thuật hay thủ đoạn ngoại giao, giả hình. Vì:
- Sự chân thành và khiêm tốn, có giá trị thuyết phục hơn sự ba hoa và mưu mẹo.
- Mưu mẹo và chiến thuật chỉ có thể thành công nhất thời mà thường là mầm mống của sự đổ vỡ trong giao tế.
Đối với Huynh Trưởng Thiếu Nhi Thánh Thể, nền tảng của nghệ thuật giao tế là lòng mến, sự chân thành, khiêm tốn, và sự tương kính (1Cr. 13, 1-6)
[Nguồn: Sổ tay Huấn luyện Huynh trưởng cấp 2]