Đoàn là đơn vị quan trọng trong hệ thống tổ chức của Phong trào Thiếu Nhi Thánh Thể, là nơi thể hiện bản chất của Phong trào cả về cơ cấu nhân sự, nội dung giáo dục lẫn các hoạt động chuyên môn. Tại đoàn có mọi thành phần: Đoàn sinh; đội trưởng, đội phó; huynh trưởng các cấp, Trợ úy, Tuyên úy. Đoàn ở các nơi được tổ chức hoàn chỉnh, giáo dục đúng hướng sẽ góp phần tạo nên phong trào TNTT vững mạnh.
Vì Đoàn quan trọng nên cần được tổ chức có hệ thống và quy mô:
- Tất cả các thiếu nhi trong độ tuổi từ 6 đến 16 tuổi trong giáo xứ được đoàn ngũ hoá thành một tổ chức chuyên biệt nhằm mục đích giáo dục thiếu nhi gọi là Đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể.
- Thiếu nhi là tuổi đang lớn, đang tiến đến trưởng thành. Các em thay đổi và phát triển từng ngày. Mỗi giai đoạn phát triển các em cần được giáo dục bằng nội dung và phương cách thích hợp. Do đó, tuỳ theo lứa tuổi, đoàn sinh TNTT được chia thành các ngành:
. Ngành Aáu: các em nam nữ từ 7-9 tuổi. Cứ 8-10 em cùng phái, cùng lứa tuổi thành một ĐỘI. Cứ 3 hoặc 4 đội cùng phái hợp thành một CHI ĐOÀN. Các chi đoàn hợp thành PHÂN ĐOÀN. Giáo xứ có nhiều đoàn sinh, có thể có 2 hoặc 3 phân đoàn cùng ngành.
. Ngành Thiếu: các em nam nữ từ 10-12 tuổi. Từ 8-10 em cùng phái, được tổ chức thành một ĐỘI. Cứ 3 hoặc 4 đội cùng phái hợp thành một CHI ĐOÀN. Các chi đoàn hợp thành PHÂN ĐOÀN. Giáo xứ có nhiều đoàn sinh, có thể có 2 hoặc 3 phân đoàn cùng ngành.
. Ngành Nghĩa: các em nam nữ từ 13-15 tuổi. Từ 8 đến 10 em cùng phái thành một ĐỘI. Cứ 3 hoặc 4 đội cùng phái hợp thành một CHI ĐOÀN. Các chi đoàn nam và nữ cùng ngành hợp thành PHÂN ĐOÀN.
. Ngành Hiệp sĩ: các em nam nữ từ 16-17 tuổi. Từ 6-8 em cùng phái thành một ĐỘI. Cứ 3 hoặc 4 đội cùng phái hợp thành một CHI ĐOÀN. Các chi đoàn nam và nữ cùng ngành hợp thành PHÂN ĐOÀN.
Các Phân đoàn trong một xứ họp thành ĐOÀN hay còn gọi là XỨ ĐOÀN.
Hiện nay để chuẩn bị cho các em được học giáo lý sớm hơn, nhiều nơi đã thành lập một ngành cho các em dưới tuổi ấu, gọi là ngành Chiên Con, và đang gặt hái nhiều thành công.
II.- SINH HOẠT ĐOÀN
• Sinh hoạt hàng tuần:
- Họp chi đoàn: Do Chi đoàn trưởng chủ toạ và các trưởng trong chi đoàn cộng tác. Chương trình họp chi đoàn đã được hướng dẫn trong Tài Liệu Huấn Luyện Huynh Trưởng Cấp I. Nội dung chính yếu của một buổi họp chi đoàn là:
. Học Giáo lý, Phong trào, kỹ năng chuyên môn. Chi đoàn trưởng và các trưởng chi đoàn đảm trách việc dạy đoàn sinh. Có thể có các trợ uý hỗ trợ.
. Phổ biến thông tin và thi hành những quyết định do cấp trên phân công, hoặc bàn về sinh hoạt riêng của chi đoàn.
- Họp đội: Do đội trưởng chủ toạ. Nội dung chính yếu của một buổi họp đội là: Ôn tập, nhắc nhở những điều đã học trong buổi họp chi đoàn. Bàn việc thi hành các công tác do cấp trên trao cho và các việc của đội.
- Huấn luyện Tông đồ đội trưởng: Đây là công tác không thể thiếu trong sinh hoạt đoàn. Các Tông đồ đội trưởng phải được huấn luyện thường xuyên và nâng cao không ngừng: về giáo lý, phong trào và kỹ năng chuyên môn trước khi cùng học với đoàn sinh, giúp Tông đồ đội trưởng hiểu biết trước và hiểu nhiều hơn để có thể ôn tập cho đội viên của mình.
. Đoàn phó nội vụ và các trưởng, có nhiệm vụ huấn luyện Tông đồ đội trưởng. Cha Tuyên úy cùng với các Trợ úy và Ban điều hành lo công tác thường huấn cho các Trưởng.
- Giờ Thánh Thể:
. Thường được tổ chức vào một tối trong tuần tuỳ hoàn cảnh của đoàn. Đoàn trưởng, đoàn phó nội vụ và trưởng phụ trách phụng vụ soạn và tổ chức, có sự giúp đỡ của các trợ uý.
. Trong giờ Thánh Thể hàng tuần, nên giúp các em xét mình, sám hối và xưng tội, mỗi ngành xưng tội một tuần để tránh tình trạng quá đông.
- Thực hiện hoa thiêng:
. Đoàn sinh thực hiện hoa thiêng cá nhân hàng ngày, Chúa Nhật góp lại cho đội trưởng. Hoa Thiêng được tổng kết theo hệ thống Chi đoàn, Phân đoàn, Đoàn và dâng trong Thánh lễ Chúa Nhật.
- Tuần liễm đoàn sinh: Tuần liễm là tiền quỹ do đoàn sinh góp hàng tuần. Mức góp tuần liễm do ban Quản trị ấn định tuỳ hoàn cảnh của đoàn.
Việc thu tuần liễm hay nguyệt liễm chỉ nhắm vào mục đích giáo dục ý thức trách nhiệm xây dựng đoàn là chính; tuần liễm hay nguyệt liễm không phải là nguồn chi phí chính của đoàn. Số tiền này nên tích góp và xử dụng vào những phúc lợi trực tiếp cho các em (thăm đoàn sinh, đội trưởng, huynh trưởng hoặc phụ huynh đau yếu; Xuất du; Liên hoan…)
• Sinh hoạt hàng tháng:
- Chào cờ đầu tháng.
. Chào cờ đầu tháng thường được cử hành trước giờ học giáo lý hay lễ Chúa Nhật, do cha Tuyên uý chủ toạ.
. Câu chuyện dưới cờ của cha Tuyên uý nhắm: Công bố ý cầu nguyện trong tháng và hướng dẫn thực hành ý cầu nguyện; Nhận xét ưu khuyết điểm tháng vừa qua và định hướng cho tháng tới; Khen thưởng, khích lệ.
. Trường hợp cha Tuyên uý vắng thì các trợ uý, hoặc chính đoàn trưởng nói câu chuyện dưới cờ.
- Họp Hội Đồng Huynh Trưởng Đoàn:
. Hội đồng huynh trưởng gồm tất cả các huynh trưởng sinh hoạt trong đoàn, do Cha Tuyên uý hay trợ úy chủ toạ; Đoàn trưởng hoặc đoàn phó dẫn chương trình; thư ký lập biên bản
. Duyệt xét tình hình các phân đoàn, đưa ra những chỉ đạo cần thiết; Triển khai công tác do Ban Quản Trị và Cha Tuyên Uý đã quyết định; Thông báo chương trình, kế hoạch của đoàn và phân chia công tác.
. Tham khảo ý kiến các huynh trưởng về những vấn đề của đoàn, làm tiền đề thảo luận và hoạch định chương trình trong buổi họp của ban quản trị vào tháng sau.
- Họp Ban Quản Trị.
. Ngày giờ họp nên cố định để các trưởng dễ sắp xếp công việc riêng, trừ khi có vấn đề nghiêm trọng.
. Cha Tuyên uý chủ toạ, đoàn trưởng điều hành chương trình. Sau khi thảo luận, quyết định cuối cùng là của cha Tuyên úy. Trước giờ họp, đoàn trưởng phải tổng hợp tình hình tổng quát của tất cả các phần vụ như huấn luyện, giao dịch, tài chánh, học tập đoàn sinh v.v…do các phân đoàn trưởng và các trưởng chuyên môn báo cáo.
. Đoàn trưởng báo cáo tình hình chung của đoàn trong tháng. Các trưởng phụ trách giải trình chi tiết nếu cần. Xét duyệt tình hình thực hiện công tác trong tháng.
. Thảo luận chương trình tháng tới;
. Khi cha tuyên uý không thể chủ toạ, Trợ uý hay đoàn trưởng chủ toạ buổi họp. Đoàn trưởng phải xin ý kiến chỉ đạo của ngài trước, và sau đó phải trình kết quả buổi họp lên cha Tuyên Uý xin duyệt và chấp thuận mới có giá trị thi hành.
- Sinh hoạt Huynh trưởng Phân đoàn:
. Do Phân đoàn trưởng chủ toạ: Duyệt xét tình hình các chi đoàn. Bàn định cách thực hiện công tác được cấp trên trao; Bồi dưỡng trưởng phân đoàn về những vấn đề chuyên môn của ngành;
. Mọi vấn đề của phân đoàn được phân đoàn trưởng và các chi đoàn trưởng bàn định trước khi phân công đến các trưởng trong phân đoàn.
- Bồi dưỡng huynh trưởng đoàn:
. Bồi dưỡng các huynh trưởng về các giáo lý, phong trào và các kỹ năng chung của nghề trưởng.
. Đoàn trưởng và ban quản trị đoàn bàn bạc nhằm đưa ra chương trình và nội dung bồi dưỡng phù hợp. Có thể mời thêm huấn luyện viên hoặc những nhà chuyên môn giúp huấn luyện.
- Nguyệt liễm huynh trưởng:
. Chỉ nhắm vào mục đích giáo dục ý thức trách nhiệm xây dựng đoàn; nguyệt liễm không phải là nguồn chi phí chính của đoàn. Số tiền này nên xử dụng vào những phúc lợi trực tiếp của các em (thăm huynh trưởng hoặc phụ huynh đau yếu; Xuất du; Liên hoan…)
. Mức độ đóng nguyệt liễm tuỳ thuộc hoàn cảnh địa phương và quyết định chung của đoàn; Thời điểm đóng nguyệt liễm tuỳ quyết định chung của đoàn.
• Sinh hoạt hàng năm:
- Các lễ lớn: Bổn Mạng đoàn, Giáng Sinh, Phục Sinh, Tết Nguyên Đán, Tết Trung Thu, bổn mạng cha xứ, cha tuyên uý….(Đoàn trưởng cần nghiên cứu kỹ bài khoá “Cách Tổ Chức Một Buổi Lễ” trong Tập tài liệu này)
- Chiến dịch thi đua (Tham khảo “tổ chức chiến dịch thi đua” trong sổ tay Huấn Luyện Huynh Trưởng cấp II) Tham gia sinh hoạt Hiệp đoàn, Liên đoàn, Giáo xứ
- Công tác từ thiện, Công tác giáo xứ, Hiếu hỷ...
III- ĐIỀU HÀNH ĐOÀN
1. NGUYÊN TẮC ĐIỀU HÀNH.
Nội Quy Tổng Liên Đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể Việt Nam xác định: trực tiếp và toàn quyền điều hành đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể tại giáo xứ cũng như ở các cấp cao hơn là thuộc quyền các linh mục tuyên úy.
Trong thực tế, quyền này được các linh mục chia sẻ cho các trưởng tuỳ theo khả năng và đạo đức của họ trong việc trực tiếp điều hành đoàn.
Tất cả huynh trưởng trong đoàn họp thành Hội Đồng Huynh Trưởng Đoàn. Nhưng việc trực tiếp điều hành đoàn được trao cho một số huynh trưởng có khả năng, đạo đức trổi vượt, gọi là Ban quản trị đoàn.
Ban Quản trị gồm Đoàn trưởng, đoàn phó nội vụ, đoàn phó ngoại vụ, thư ký, thủ quỹ và các uỷ viên tuỳ theo nhu cầu của đoàn. Đoàn trưởng và đoàn phó do hội đồng huynh trưởng bầu lên; thư ký, thủ quỹ và các uỷ viên chuyên môn do đoàn trưởng, đoàn phó hội ý với cha tuyên uý chọn.
Nhiệm kỳ Ban Quản Trị Đoàn là 2 năm, được quyền tái ứng cử hoặc có thể được cha tuyên uý và hội đồng huynh trưởng đoàn quyết định lưu nhiệm toàn ban quản trị hoặc từng thành viên. Thời gian lưu nhiệm tuỳ quyết định của cha tuyên uý và hội đồng huynh trưởng. Trong trường hợp đặc biệt, cha tuyên uý sẽ chỉ định ban quản trị. Cha tuyên úy cũng có thể bãi nhiệm toàn bộ hoặc từng chức vụ trong Ban Quản Trị.
Điều kiện để tham gia ban quản trị đoàn là: Huynh trưởng cấp II trở lên. Tối thiểu 21 tuổi cho đoàn trưởng và 19 tuổi cho các chức vụ khác.
* Đoàn trưởng: là người trực tiếp điều khiển và chịu trách nhiệm về các sinh hoạt của đoàn dưới sự hướng dẫn của cha Tuyên Uý đoàn và sự cộng tác của các trợ úy
* Nhiệm vụ của đoàn trưởng
. Triệu tập, tổ chức, điều hành các buổi họp thường kỳ của đoàn. Khi tình hình đòi hỏi hoặc do cha Tuyên Uý chỉ thị, đoàn trưởng tổ chức, triệu tập và điều hành các buổi họp bất thường của đoàn.
. Soạn chương trình tổng quát cho đoàn. Lên kế hoạch chi tiết nhằm thực hiện chương trình tổng quát của đoàn. Điều phối chương trình sinh hoạt thường kỳ của đoàn. Lo công tác huấn luyện và bồi dưỡng cho huynh trưởng, dự trưởng và đội trưởng trong đoàn.
. Liên hệ công tác và ngoại giao với HĐMV, phụ huynh, các đoàn thể bạn trong và ngoài xứ. Theo dõi, nhận định, đánh giá, tổng kết sinh hoạt đoàn và báo cáo lên cha Tuyên Uý hàng tháng, hàng qúy hoặc hàng năm tuỳ tập tục của từng đoàn.
* Đoàn Phó Nội Vụ: Chia sẻ nhiệm vụ và trách nhiệm với đoàn trưởng về mọi sinh hoạt của đoàn. Thay thế khi đoàn trưởng vắng mặt. Điều phối các sinh hoạt thường kỳ của đoàn như hội họp, học tập, khảo sát định kỳ. Tổ chức các lễ nghi thường kỳ. Trực tiếp điều hành việc thực hiện Chương trình thăng tiến trong đoàn.
* Đoàn phó ngoại vụ: Chia sẻ nhiệm vụ và trách nhiệm với đoàn trưởng về mọi sinh hoạt của đoàn. Giao tiếp với các đoàn bạn, với phụ huynh,...
* Thư ký đoàn: Chia sẻ nhiệm vụ và trách nhiệm với đoàn trưởng về mọi sinh hoạt của đoàn. Cập nhật và lưu giữ hồ sơ hành chánh của đoàn. Ghi biên bản các buổi họp đoàn. Soạn và gửi các thông báo. Theo sát chương trình sinh hoạt để nhắc nhở ban quản trị.
* Thủ quỹ đoàn: Quản lý tài sản của đoàn, gồm tiền mặt và vật dụng. Lập, giữ hồ sơ thu chi, vật dụng của đoàn. Lập và đề nghị kế hoạch gây quỹ đoàn đề nghị lên ban quản trị và cha Tuyên Uý để được chấp thuận trước khi thi hành.
2. KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH ĐOÀN
Điều hành đoàn không phải chỉ dựa vào nguyên tắc, nhưng đoàn trưởng còn phải biết linh động như thế nào tùy nơi, tùy lúc, tùy đối tượng,… đó là vấn đề “kỹ năng” hay “nghệ thuật” điều hành.
1. Tổ chức:
- Hệ thống tổ chức đã được quy định cách tổng quát bởi Nội Quy Tổng Liên Đoàn. Đoàn trưởng nắm vững nguyên tắc tổ chức và sinh hoạt, để giữ cho đoàn đi đúng đường lối và phương pháp tổ chức của Phong trào. Tuy nhiên không cứng nhắc và máy móc. Phải biết uyển chuyển, linh động theo hoàn cảnh riêng của đoàn.
2. Điều hành
Cha Tuyên Uý và ban quản trị phải luôn thống nhất về đường lối và phương pháp. Trong trường hợp có khác biệt và dẫn đến mâu thuẫn, việc đầu tiên là ban quản trị phải nhượng bộ rồi tìm cơ hội giải trình và thuyết phục.
Đoàn trưởng và ban quản trị như bóng với hình, do đó đoàn trưởng cần thường xuyên gặp gỡ, trao đổi với các thành viên ban quản trị nhằm tháo gỡ các khúc mắc vì lỗ nhỏ có thể làm đắm tàu. Ban quản trị phải nhất trí trước khi đưa vấn đề ra trước hội đồng huynh trưởng.
Ban quản trị không nói xấu nhau nhằm tạo thanh thế cho riêng mình. Trái lại hãy biết nhìn những ưu điểm của nhau, khéo léo và thành thực tạo uy tín cho nhau.
Phân công phân nhiệm để mỗi người góp phần tích cực hơn, chứ không nhằm tạo ra sự biệt lập, cục bộ. Đoàn trưởng phải nối kết các mảng chuyên biệt thành một thể toàn diện thống nhất. Ngoài khả năng chuyên môn, Đoàn trưởng cần có khả năng càng đa dạng càng tốt, để có thể “biết tất cả, nhưng không phải làm tất cả”, để là chỗ dựa, là gương mẫu cho mọi người noi theo.
Ban quản trị hiểu rõ quyền hạn và trách nhiệm của mình cũng như các chức vụ khác trong đoàn để tôn trọng nhau và duy trì sự hài hoà trong công việc chung. Tạo cơ hội thăng tiến cho các cộng sự viên. Phân công hoặc tiến cử đúng người, đúng việc. Công bằng, vô tư trong việc phân chia công tác và quyền lợi, để mọi người đều nhận thấy mình hữu dụng cho tập thể.
Ban quản trị là mối dây liên kết tương thân tương ái, là trung tâm đoàn kết, hợp tác giữa mọi thành phần trong đoàn. Ban quản trị luôn áp dụng phương pháp hàng đội trong điều hành và huấn luyện nhằm phát huy tinh thần trách nhiệm, phát triển và cống hiến khả năng cá nhân cho việc chung của đoàn.
3. Huấn luyện:
Huấn luyện và tổ chức huấn luyện cho đoàn là nhiệm vụ của Ban quản trị nhất là đoàn trưởng. Nhưng không ai có thể cho kẻ khác điều gì mình không có, để hoàn thành niệm vụ này, ban quản trị phải được học tập trước về những điều sẽ huấn luyện cho người khác:
Ban quản trị phải cứng cáp về giáo lý, ít là đủ tiêu chuẩn của giáo lý viên cấp III; Trưởng thành về nhân bản; thông hiểu kiến thức Phong trào, kỹ năng chuyên môn; nắm vững nghi thức tổ chức, nghiêm tập; lịch duyệt trong giao tế để có thể dạy lại cho cấp dưới.
Ban quản trị phải quan tâm không ngừng đào tạo, huấn luyện và bồi dưỡng huynh trưởng, những người cộng tác sát cánh với mình. Người cộng tác càng giỏi, công việc của đoàn càng được chi sẻ và thành công dễ dàng.
4. Giao tế:
Ban quản trị vừa là những người cộng tác vừa là người thừa hành của cha Tuyên úy. Do đó phải hết lòng cộng tác và tuân hành các chỉ thị của ngài; cũng như chân thành trao đổi, góp ý với ngài.
Ban quản trị luôn quan hệ tốt và chân thành cộng tác với Hội Đồng Mục Vụ Giáo Xứ, vì Hội Đồng Mục Vụ Giáo Xư là chỗ dựa cho đoàn trong mọi sinh hoạt. Khi không thể đạt được sự thoả thuận hoặc thuyết phục, hãy vâng phục trước đã.
Sự đồng tình và đồng cảm của phụ huynh là động lực lớn giúp cho đoàn tiến. Ban quản trị cần có những cơ hội giao tiếp với phụ huynh cách tập thể hoặc cá nhân để trao đổi thông tin về từng em trong đoàn để việc giáo dục các em hiệu quả hơn: Xin phụ huynh cộng tác bằng cách cho biết thông tin về em (thói quen, sở thích, nhược điểm của em) Nói về ưu điểm của các em trước, có thể phát huy hơn nữa những ưu điểm này. Nói về khuyết điểm của các em và coi đó chỉ là thiếu sót, các em có thể sửa chữa nếu được nhắc nhở, lưu ý.
Dù cuộc gặp gỡ không thành công như ý muốn, trưởng vẫn vui vẻ cám ơn vì phụ huynh đã dành thời gian lắng nghe, “hẹn gặp lại” để chuẩn bị cho cuộc gặp lần sau.
Tìm nguồn hỗ trợ tinh thần và vật chất qua lực lượng phụ huynh. Đây là vấn đề tế nhị, trưởng cần có những chuẩn bị xa, cần có sự hỗ trợ của cha Tuyên Uý hoặc Hội đồng Mục vụ giáo xứ.
Lời hứa của huynh trưởng TNTT là công tác rộng rãi với mọi người trong công tác tông đồ. Các đoàn thể trong giáo xứ là những tác nhân tích cực và bạn đồng chí hướng. Ban quản trị biết giao lưu và cộng tác trong tinh thần xây dựng giáo xứ để có cơ hội học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm và nâng đỡ nhau trong công việc tông đồ.
KẾT LUẬN:
Điều hành đoàn là công việc khó khăn, nặng nhọc, đòi hỏi nhiều cố gắng và hy sinh. Cần làm đúng nguyên tắc, mà cũng cần uyển chuyển, linh hoạt. Ban quản trị trước hết phải cố gắng học tập, nâng cao từng ngày đạo đức và khả năng, cũng tha thiết tranh thủ sự quan tâm, chỉ đạo đầy đủ của cha tuyên uý, sự cố vấn, hỗ trợ của quý vị trợ uý, sự giúp đỡ của phụ huynh, nhất là sự cộng tác chặt chẽ của các huynh trưởng, đội trưởng trong đoàn.
Trên tất cả, huynh trưởng cần làm việc với tinh thần nhiệt thành, khiêm tốn như người đầy tớ vô dụng chỉ biết làm hết bổn phận và khả năng của mình và tin rằng những yếu đuối, thiếu sót của mình, Chúa sẽ bù đắp cho.
CÂÂU HỎI THẢO LUẬN XÂY DỰNG BÀI
1. Theo Nội Quy Tổng Liên Đoàn TNTT Việt nam, xứ đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể được tổ chức như thế nào?
2. Trong bối cảnh hiện tại, việc tổ chức đoàn TNTT có những thuận lợi và khó khăn nào? Có thể khắc phục thế nào ?
3. “Điều hành đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể vừa cần kỹ thuật vừa cần nghệ thuật” bạn hiểu điều này thế nào?