Bất cứ tổ chức, đoàn thể nào đều có chương trình làm việc dài hạn. Chương trình sinh hoạt dài hạn là bảng liệt kê những việc cần làm của một người, một đoàn thể, thậm chí, của cả một quốc gia. Chương trình dài hạn có thể là một, hai hoặc năm năm tuỳ theo tầm cỡ của đoàn thể, tổ chức và mục đích họ muốn đạt được.
Đối với đoàn TNTT, chương trình dài hạn là bảng liệt kê những việc đoàn sẽ thực hiện trong thời gian nhất định sắp tới, thường là một năm, để qua đó, đoàn xác định con đường phải đi và mục đích mình mong muốn đạt được trong thời gian nhất định. Qua chương trình dài hạn, mọi thành viên biết đoàn mình sẽ làm gì trong thời gian tới, trong năm tới hay những năm tới để có hướng hoạt động cho phân đòan, chi đoàn của mình, cũng để sắp xếp thời gian cá nhân hầu tham gia việc chung, và có mục tiêu để nhắm tới.
Đề ra chương trình làm việc dài hạn là nhiệm vụ của người đứng đầu tổ chức, của nhà lãnh đạo, đoàn trưởng.
II.- SOẠN CHƯƠNG TRÌNH DÀI HẠN
Muốn đề ra chương trình dài hạn đoàn trưởng cần:
- Nhớ mục đích chính của đoàn TNTT là giáo dục thiếu nhi về hai phương diện siêu nhiên và tự nhiên, để các em trở nên những Kitô hữu hoàn hảo và những con người kiện toàn, đồng thời đoàn ngũ hoá và hướng dẫn các em truyền thông Tin Mừng và góp phần xây dựng xã hội. Mọi hoạt động trong chương trình đều phải nhắm góp phần từng bước đạt được mục đích nêu trên.
- Khách quan nhận định xem, đoàn đang ở vị trí nào trên đường đạt tới mục đích, để từ đó hình dung viễn ảnh và đưa ra chương trình làm việc nhằm làm hiện thực viễn ảnh đó.
* Về thể lệ, đoàn trưởng cần lần lượt làm những việc chính yếu sau:
. Trình bày ý hướng về đoàn trong thời gian tới với cha tuyên uý và xin ý kiến chỉ đạo;
. Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của cha Tuyên uý, đoàn trưởng phác thảo ít nét về chương trình dài hạn với các huynh trưởng trong ban điều hành và hội đồng huynh trưởng để xin các trưởng góp ý. Rồi tổng hợp ý kiến để dự thảo một chương trình dài hạn.
. Trình bày chương trình dự thảo tương đối chặt chẽ trước các huynh trưởng để xin bổ xung và hoàn chỉnh bản dự thảo.
. Khi tạm hoàn chỉnh, đoàn trưởng nộp bản dự thảo, xin cha tuyên uý duyệt, sửa chữa, cho đến khi cha Tuyên uý chấp thuận cho phổ biến, chương trình mới được kể là chính thức của đoàn và mới được đưa ra thực hiện.
* Về phương pháp, theo kinh nghiệm chung, để lên chương trình dài hạn cho đoàn, đoàn trưởng cần căn cứ vào những vấn đề sau đây:
1. Tình hình hiện thời của đoàn:
Nhận định tình hình hiện tại của đoàn để thấy những điểm mạnh, điểm yếu, điểm thiếu, điểm thừa, điểm cần đạt đến. Từ đó vạch ra chương trình gồm những việc cần làm và ấn định thời gian thực hiện những việc làm đó.
2. Khả năng hiện tại của đoàn hiện nay đối với việc thực hiện chương trình dài hạn:
“Liệu cơm gắp mắm”, chương trình dài hạn không phải là bức tranh được vẽ từ sự tưởng tượng, nhưng phải bắt đầu từ tình hình cụ thể và nhu cầu thực tế, phải có tính khả thi, nghĩa là chương trình nhằm đáp ứng những vấn đề và nhu cầu có thực của đoàn. Kếá hoạch thực hiện phải phù hợp khả năng hiện có và dự kiến có của đoàn về nhân sự, phương tiện, tài chánh v.v… Như thế mới mong gặt hái được kết quả.
3. Nội dung chương trình dài hạn của đoàn:
Chương trình dài hạn bao giờ cũng ưu tiên thực hiện Chương Trình Thăng Tiến và sinh hoạt thường xuyên của đoàn như: giáo lý, phong trào, kỹ năng chuyên môn và các sinh hoạt thường xuyên như hội họp, huấn luyện bồi dưỡng huynh trưởng và tông đồ đội trưởng, lễ tuyên hứa, thăng cấp đoàn sinh và đội trưởng, những ngày lễ quanh năm trong giáo xứ mà đoàn có bổn phận tham gia như lễ quan thày cha xứ, cha tuyên uý.
Kế đến là các chương trình không thường xuyên như các chiến dịch thi đua, công tác từ thiện dự trù sẽ thực hiện.
Cuối cùng là thời gian phòng hờ những sự cố đột xuất. Nếu vào thời điểm phòng hờ không có sự cố, có thể dùng thời gian phòng hờ đó vào việc ôn tập hoặc những sinh hoạt khác.
Lưu ý:
- Chương trình thăng tiến của Liên đoàn gồm Giáo lý, Phong trào, kỹ năng chuyên môn đã được soạn và phân chia sẵn trong tài liệu của Ban Mục Vụ Thiếu Nhi Giáo Phận. Đoàn trưởng dựa vào đó và căn cứ vào tình hình thực tế của đoàn mình mà linh động sắp xếp, phân phối sao cho thích hợp.
- Đoàn trưởng cũng nên tham khảo lịch phụng vụ, chương trình sinh hoạt của giáo xứ, hiệp đoàn và liên đoàn, để những sinh hoạt của đoàn mình không gặp khó khăn vì sự trùng lắp về thời gian.
- Chương trình dài hạn thường được tính theo năm phụng vụ nên các kế hoạch cũng được lần lượt sắp xếp theo lịch phụng vụ. Phải lưu ý những ngày lễ nghỉ trong đạo cũng như ngoài đời ngày thi, mùa thi ở trường phổ thông hoặc đại hoạc để tránh bị ảnh hưởng.
4. Khởi Đầu, Thực Hiện, Kết Thúc:
- Khởi động chương trình nên tổ chức khai mạc trang trọng nhằm tạo cho đoàn sinh vui vẻ hăng hái tham gia chương trình và gây ấn tượng nơi các em.
- Suốt thời gian thực hiện chương trình, mọi hoạt động của đoàn phải được tiến hành nhịp nhàng đều đặn, nhưng không “đều đều”: Cần có điểm dừng để thư giãn (dã ngoại, trại hè, tham quan…), có điểm nóng để đẩy mạnh (chiến dịch thi đua, công tác từ thiện…)
- Kết thúc chương trình, nên có lễ tổng kết. Khen thưởng và kỷ luật, tổ chức sao cho gây được ấn tượng và tạo sự phấn khởi làm đà cho chương trình sau.
Sắp xếp chương trình để các việc làm có mối liên hệ qua lại: việc trước chuẩn bị cho việc sau; việc sau hoàn thiện việc trước. (Td: huấn luyện huynh trưởng trước để huynh trưởng có khả năng huấn luyện đội trưởng; Trong quá trình huấn luyện đội trưởng, huynh trưởng sẽ tự học và thăng tiến khả năng).
5. Phân Công, Phân Nhiệm Thực Hiện Chương Trình:
Đoàn trưởng là người điều phối việc thực hiện chương trình. Đoàn trưởng phải thấy rõ khả năng về nhân sự nói chung. Trước khi soạn chương trình, phải thấy khả năng chuyên môn của từng người để giao công tác. Nghĩa là công việc phải tương hợp với lượng nhân sự của đoàn, tính chất công việc phải phù hợp với khả năng người được giao. Có chương trình, kế hoạch mà không có người làm việc, chương trình sẽ không thực hiện được.
Mỗi phần việc được phân công rõ rệt cho từng người, còn phải xác định tương quan công việc để có thể phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau. Việc phân chia công tác cho từng người chỉ nhằm đạt hiệu quả tối đa, chứ không nhằm tạo ra những khối công việc và khối người biệt lập.
“Nhân vô thập toàn” khó có thể có một chương trình hoàn hảo 100%. Trong thời gian thực hiện chương trình, Ban chấp hành theo dõi để thấy chỗ thiếu mà bổ sung, chỗ không hợp lý mà điều chỉnh.
6. Những Phương Tiện Cần Để Thực hiện Chương Trình:
Mỗi việc làm đều đòi hỏi một số phương tiện nhất định để hoàn thành. (Thi đua cần có phần thưởng, phần thưởng cần có tiền; cắm trại cần có lều bạt, xe di chuyển; công tác từ thiện cần có người, và tiền để giúp đỡ…) Khi lập chương trình dài hạn, đoàn trưởng cần biết trong tay mình có phương tiện tới đâu. Nếu không, phải vận động thế nào, ở đâu ra… để thực hiện chương trình. Có chương trình mà không có phương tiện là không có gì cả.
7. Tiên Liệu Những Trở Ngại Phải Vượt Qua:
Khi soạn chương trình, đoàn trưởng phải thấy trước những trở ngại về nhân sự hay phương tiện, để chuẩn bị sẵn chương trình thay thế hoặc điền khuyết.
Với những sự cố có thể thấy trước, nhưng chưa xẩy ra (có huynh trưởng sẽ đi tu, lập gia đình hoặc du học v.v…), đoàn trưởng có kế hoạch chuẩn bị người thay thế hoặc điền khuyết.
Đối với những biến cố không thể thấy trước (thuyên chuyển cha Tuyên uý, trường hợp ma chay, bệnh hoạn …) đoàn trưởng không thể chuẩn bị trước, nhưng cần có sáng kiến, bình tĩnh và linh hoạt để đối phó khi sự việc bất ngờ xẩy đến
8. Những Yếu Tố Khác:
Sinh hoạt của đoàn không thể hoàn toàn biệt lập, nhưng còn có liên quan và tuỳ thuộc vào người và môi trường xung quanh như cha Xứ, cha Tuyên uý, Hội đồng mục vụ giáo xứ, phụ huynh, chính quyền địa phương.v.v…
Vì thế chương trình dài hạn của đoàn phải:
- Phù hợp với chủ trương, kế hoạch mục vụ của cha xứ và cha Tuyên uý.
- Phù hợp với chương trình tổ chức của Hội đồng mục vụ giáo xứ
- Đáp ứng được mong đợi chính đáng của phụ huynh là những người mà chương trình dài hạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến con em họ.
- Không gây trở ngại cho trật tự công cộng
Thiếu một trong bốn yếu tố này, chương trình dài hạn của đoàn sẽ gặp không ít khó khăn.
- Đoàn trưởng cũng cần biết chương trình tổng quát của Liên đoàn và Hiệp đoàn nhằm tránh những sinh hoạt trùng lắp.
9. Các Giai Đoạn Thực Hiện:
Vì là chương trình dài hạn, không nên chỉ đưa ra kế hoạch cách tổng quát, mà chi tiết bao nhiêu có thểû. Chương trình dài hạn sẽ bao gồm nhiều chương trình ngắn hạn, với chi tiết và mục tiêu cụ thể hơn. Có thể chọn những mốc điểm quan trọng trong Năm Phụng Vụ như mùa Vọng, mùa Chay, mùa Phục Sinh v.v….. Như vậy, mỗi chương trình ngắn hạn là một bước tiến trong toàn bộ chương trình dài hạn. Chương trình càng ngắn càng chi tiết
Sau mỗi giai đoạn nên có sơ kết, và rút kinh nghiệm, nhằm xác định kết quả đạt được, cũng như nhận ra những gì chưa làm được để có kế hoạch bổ sung ở giai đoạn sau.
10. Tổng Kết Chương Trình Dài Hạn:
Là ghi nhận lại mức độ kết quả của từng giai đoạn thực hiện với những ưu, khuyết điểm trong việc thực hiện, về nhân sự cũng như về phương tiện.
Cần tuyên dương những người đã hoàn thành nhiệm vụ tốt; Thông cảm, khích lệ và nâng đỡ những người chưa làm tốt vì nhiều nguyên nhân; Tìm nguyên nhân của sự thiếu sót nhằm đưa ra phương cách cải tiến cho chương trình sau.
Cần nhìn thẳng vào sự thật, khiêm tốn ghi nhận ưu điểm; chân thành nhận khuyết điểm cũng như những yếu kém của mình và cố gắng tốt hơn trong thời gian tới.
Tuyệt đối tránh bệnh “tôn thờ thành tích”, “giả hình” và “tự dối mình”. Sau khi tổng kết, mọi người phải hiểu rằng kết quả là của chung, mọi người có quyền vui chung với thành công; Thiếu sót cần được tha thứ, mọi người đều có trách nhiệm, phải cùng nhau cố gắng hoàn thiện. Không tự mãn cá nhân, cũng không đùn đẩy trách nhiệm.
Kiểm điểm phải là cách giúp nhau thăng tiến, không bao giờ để việc kiểm điểm thành cái cớ làm mất mặt, gây chia rẽ, bè phái và phản giáo dục.
Cần lưu lại chương trình dài hạn của từng năm, ghi chú thành quả và thiếu sót để làm tài liệu tham khảo, và đối chiếu sau này.
III- LỢI ÍCH CỦA CHƯƠNG TRÌNH DÀI HẠN
Ngoài hiệu quả về công việc, làm việc có chương trình còn có ý nghĩa giáo dục là:
- Giúp phát triển phương pháp làm việc có thứ tự, có tính toán, có tổ chức.
- Giúp phát triển kỹ năng giao tế, tinh thần hợp tác.
- Giúp phát triển tinh thần kỷ luật và trách nhiệm
- Giúp mỗi người thấy mình trong tập thể và thấy tập thể chung quanh mình.
- Giúp đoàn trưởng tập nhìn xa trông rộng và phát triển kỹ năng điều hành sự và óc tổ chức.