Trong chương trình huấn luyện Huynh trưởng Cấp I, các Trưởng đã tìm hiểu về chương trình của buổi họp Đội và họp Chi đoàn. Trong chương trình này, bài khóa gợi ý một số cách thức điều khiển buổi họp sao cho có hiệu quả
I. SƠ LƯỢC VỀ HỘI HỌP TRONG ĐOÀN:
Là Huynh trưởng lớn, bạn sẽ có thể tham dự hoặc chủ trì các cuộc họp sau:
a) Họp Đội do Đội trưởng chủ trì
b) Họp các em đoàn sinh trong Chi đoàn / Phân đoàn
c) Họp các đội trưởng trong Chi đoàn / Phân đoàn
d) Họp Huynh trưởng Chi đoàn / Phân đoàn / Xứ đoàn
Có những cuộc họp định kỳ (diễn ra hàng tuần, hàng tháng…) để học tập, sinh hoạt theo chương trình vạch sẵn. Có những cuộc họp bất thường, được triệu tập theo nhu cầu, để bàn bạc, thảo luận, thông báo những vấn đề đột xuất.
Các cuộc họp cấp Chi đoàn / Phân đoàn do Chi đoàn trưởng / Phân đoàn trưởng chủ trì. Đối với các cuộc họp thường kỳ, nên có sự phân công phân nhiệm để các Trưởng trong Chi đoàn / Phân đoàn tham gia vào chương trình cuộc họp. (bài khóa Cấp I: Họp Đội, họp Chi đoàn)
Các cuộc họp Đội do Đội trưởng chủ trì. Đội phó và các em giữ các chức vụ khác trong Đội như Thư ký, Thủ quỹ, Quản trò, Quản ca… tham gia vào chương trình cuộc họp trong vai trò của mình và theo sự phân công của Đội trưởng. (bài khóa Cấp I: Họp Đội, họp Chi đoàn)
II. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC BUỔI HỌP
1) Chuẩn bị:
a. Mục tiêu:
Việc xác định mục tiêu buổi họp sẽ giúp Trưởng xây dựng chương trình và nội dung phù hợp, hiệu quả. Để xác định mục tiêu, Trưởng có thể đặt câu hỏi: Cuộc họp nhằm mục đích gì? Học hỏi? Sinh hoạt? Giải quyết vấn đề gì? Bàn bạc kế hoạch, chương trình gì?...
Đối với các buổi họp – học hỏi của các em thiếu nhi, mục tiêu học hỏi được xác định bằng chính nội dung bài học Giáo lý cần truyền đạt.
b. Chương trình / Nội dung:
Bất kỳ cuộc họp lớn nhỏ nào, nếu muốn có hiệu quả, phải có sự chuẩn bị chu đáo về mặt chương trình và nội dung. Để lên chương trình cuộc họp, Trưởng liệt kê những việc cần làm để đạt được mục tiêu đã đề ra, sắp xếp những việc cần làm theo trình tự tốt nhất và phân bổ thời gian hợp lý.
Nội dung của từng phần, từng đề mục trong chương trình phải được soạn thảo, chuẩn bị chu đáo. Người có trách nhiệm chủ tọa buổi họp (Phân đoàn trưởng, Chi đoàn trưởng, Đội trưởng) phân công các Trưởng, các bạn liên quan chuẩn bị nội dung các đề mục của chương trình.
Đối với các buổi học hỏi, các Trưởng được phân công phải suy nghĩ và chuẩn bị các hình thức chuyển tải nội dung có hiệu quả nhất và phù hợp với các em.
Ví dụ: Mục đích buổi họp là học hỏi bài Giáo lý “Nghi thức Bí tích Thánh Tẩy”, Trưởng có thể chọn hình thức chuyển tải là thực hiện cho các em xem và cho các em thực hành nghi thức Bí tích Thánh Tẩy.
2) Điều khiển buổi họp:
a. Quản lý tiến trình:
Người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm lo sao cho chương trình đề ra được thực hiện đầy đủ, xuyên suốt, nhằm đạt được mục tiêu đã xác định.
Trong cuộc họp bàn bạc, thảo luận một vấn đề, nếu vì lý do nào đó mà cuộc thảo luận có chiều hướng lạc đề, lan man, người chủ tọa phải khéo léo đưa về cho đúng hướng để không làm mất thời giờ.
Khi thấy vấn đề đang bàn bạc đã có thể đi đến thống nhất, người chủ tọa có thể gút vấn đề bằng cách tóm lượt những ý đã bàn, những điểm nhất trí, đúc kết vấn đề, ra quyết định và yêu cầu thư ký ghi vào biên bản.
b. Quản lý thời gian
Việc bảo đảm đúng thời gian là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của buổi họp. Người chủ tọa hoặc Trưởng trực thường là người giữ giờ.
Buổi họp phải được bắt đầu đúng giờ đã định. Các trường hợp đi trễ nên được khéo léo nhắc nhở.
Thời lượng cho từng phần phải được xác định trước, được ghi vào chương trình, và phải được tôn trọng. Thời lượng này được phân chia dựa trên tầm quan trọng của từng nội dung. Ví dụ: Trong buổi họp để học hỏi Giáo lý, phần Giáo lý phải được chia nhiều thời gian hơn các phần sinh hoạt, ca hát, trò chơi, bàn bạc …
Có những trường hợp, thời lượng đã quy định trong chương trình có thể bị thay đổi, ví dụ vì cần thảo luận một vấn đề cho thấu đáo, hoặc vì vấn đề đột xuất. Tuy nhiên, nên hạn chế các ngoại lệ này, và người chủ tọa phải liệu sao cho tổng thời gian cuộc họp không kéo dài quá nhiều so với dự kiến.
Vì vậy, người chủ tọa phải xác định và thông báo trước thời điểm kết thúc phiên họp và phải kiên quyết giữ cho đúng. Trong các buổi họp với các em, việc kết thúc đúng giờ sẽ tăng thêm uy tín của trưởng đối với phụ huynh các em.
c. Quản lý con người:
Người chủ tọa và những người có trách nhiệm phải lo liệu sao cho những người tham dự cuộc họp tham gia cách tích cực vào cuộc họp, tạo tình đoàn kết, thân ái.
Đối với các em thiếu nhi, Trưởng phải chú trọng xây dựng nội dung cuộc họp sống động, thú vị, hấp dẫn để các em tham gia cách hào hứng, sôi nổi. Không nên để các em thụ động, ngồi im lặng hằng giờ để nghe những lời giáo huấn khô khan. Để không nhàm chán, Trưởng cần thay đổi bầu khí luôn bằng cách xen kẽ học hỏi, sinh hoạt, ca hát, trò chơi,… Cần chú ý tâm lý lứa tuổi để chọn cách thức truyền đạt phù hợp. Các em thường hiếu động, thích vận động, phát biểu. Trưởng không nên độc thoại quá 10-20 phút (tùy lứa tuổi). Nên truyền đạt bằng nhiều hình thức khác nhau.
Tuy nhiên, cũng không nên quá chú trọng các sinh hoạt bên ngoài mà xem nhẹ hoặc bỏ quên tinh thần của buổi họp. Các buổi họp trong Phong trào Thiếu nhi Thánh Thể đều không thể bỏ qua tinh thần học hỏi nơi Chúa Giêsu và yêu mến Ngài. Mục đích của mọi buổi họp, học hỏi là huấn luyện Thiếu nhi thành những Kitô hữu nhiệt thành, sốt sắng… Những sinh hoạt như ca hát, vui chơi, chuyên môn… chỉ là những phương tiện cần thiết để đạt đến mục đích vui mà học, học mà vui.
Cũng nên lưu ý đến tính giáo dục của các sinh hoạt hỗ trợ, để các sinh hoạt này thực sự hữu ích, đi đúng tôn chỉ và mục đích của Phong trào.
Ngoài ra, người chủ tọa cần lưu ý đến việc giữ trật tự, kỷ luật, nhất là đối với cuộc họp của các em. Nếu thiếu trật tự, buổi họp sẽ thành phiên chợ, không đem lại lợi ích gì cho các em và làm giảm uy tín của Trưởng. Trưởng phải có khả năng duy trì bầu khí yên lặng, trật tự mỗi khi cần. Trưởng không nên dùng võ lực (đập bàn, đập ghế, la hét, hình phạt…) để trấn áp, bắt các em im lặng, nhưng nên dùng chính tài lãnh đạo và uy tín của mình để các em tuân phục.
Viêc giữ trật tự và yên lặng trong những giờ cần thiết không làm mất đi bầu khí sinh động, thân thiệt của buổi họp. Để tạo bầu khí vui tươi, tích cực, Trưởng nên để tâm suy nghĩ, đầu tư cho buổi họp bằng tất cả lòng yêu mến và tinh thần trách nhiệm với các em. Đặc biệt là Trưởng hãy cầu xin Chúa ban cho mình niềm vui tràn ngập tâm hồn trước khi đến với các em. Có niềm vui từ Thiên Chúa, Trưởng mới có thể chia sẻ niềm vui với các em, mới gây được bầu khí vui tươi, sinh động trong buổi họp bằng những hình thức thích hợp.
3) Đúc kết kinh nghiệm:
Sau mỗi buổi họp, các Trưởng nên đúc kết kinh nghiệm để làm tốt hơn ở buổi họp sau. Nếu là buổi họp bàn bạc vấn đề của đoàn, các nội dung, quyết định của cuộc họp nên đúc kết thành biên bản để lưu hồ sơ, để dễ phổ biến, và theo dõi việc thực hiện.
Tóm lại, muốn điều khiển một buổi họp thành công, Trưởng phải chuẩn bị nội dung thật kỹ lưỡng, điều hành buổi họp có phương pháp, và nhất là phù hợp tâm lý người tham dự.