Tổ chức là sự sắp xếp công việc, nhân sự, thời gian, chương trình làm
việc cách hợp lý, có tính khoa học, chính xác, đạt hiệu quả cao.
Bất kì một tổ chức, một đoàn thể nào muốn thành công đều phải biết tổ
chức vì sẽ huy động được cả tập thể làm việc đồng bộ, nhịp nhàng, thống
nhất để thực hiện đường lối, mục tiêu đề ra.
I. THẾ NÀO LÀ PHÂN CÔNG PHÂN NHIỆM
Chúa Giêsu khi đi giảng đạo đã qui tụ những kẻ tin, chọn 72 môn đệ (Mt 10,2), giữa những người này Ngài tuyển riêng 12 Tông đồ, đặt Phêrô làm đầu và Ngài trao cho mỗi người một nhiệm vụ để cộng tác với Ngài trong sứ vụ rao giảng Tin Mừng Nước trời. (Mt 16,18-19)
Nội quy Tổng liên đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể nêu rõ thực quyền lãnh đạo đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể ở nơi các linh mục Tuyên úy do Hàng Giáo Phẩm trao ban. Quyền này được ủy thác cho các Huynh Trưởng tùy theo khả năng của họ (điều 24).
Chúa Giêsu xưa đã sai các ông cứ từng 2 người đi trước vào các thành các nơi mà chính Ngài sẽ đến (Lc 10,1-3).
Để tạo sự đoàn kết, hợp tác làm việc trong một tập thể, phải có sự phân công, phân nhiệm cụ thể. Nhờ được trao nhiệm vụ rõ ràng, mọi người sẽ không thụ động, ỷ lại và có điều kiện làm tốt công việc của mình, góp phần trong việc phát triển Đoàn.
II. TẠI SAO PHẢI PHÂN CÔNG PHÂN NHIỆM
- Để mỗi người có điều kiện tham gia tích cực vào các công tác của Đoàn, phát huy mọi năng lực, trí tuệ, sáng kiến của cá nhân cho công việc chung.
- Giúp mỗi người ý thức hơn vai trò, trách nhiệm của mình, phát huy sự trưởng thành trong đời sống đức tin và xã hội.
- Tạo được tinh thần hợp nhất, chung sức và nhờ đó Đoàn ngày càng vững mạnh. Sức sống của Đoàn được duy trì.
III.BIỆN PHÁP THỰC HIỆN
A. PHÂN NHIỆM
Tổ chức Đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể tại giáo xứ gồm: Cha Tuyên Úy, các Trợ Úy, Ban Quản Trị Đoàn và các Huynh Trưởng.
1. Cha Tuyên Úy
Là cấp lãnh đạo cao nhất trong Đoàn. Ngài có quyền quản trị, giáo huấn Huynh trưởng và đoàn sinh. Thực tế ngài thường ủy thác việc điều hành Đoàn cho các Huynh trưởng và chỉ can thiệp khi có những vấn đề quan trọng, hoặc khi cần. (điều 24 Nội Quy)
2. Trợ Úy
Là các tu sĩ nam, nữ, cộng tác với Linh mục Tuyên úy trong việc săn sóc các em thiếu nhi nhất là trong lãnh vực Giáo lý: “Trợ úy cộng tác với Cha Tuyên úy trong nhiệm vụ của Ngài nhất là trong việc huấn luyện tinh thần và đạo đức cho các đoàn sinh”. (Điều 25)
3. Ban Quản Trị
Ban quản trị Đoàn do Hội đồng Huynh trưởng Đoàn bầu lên và được Cha Tuyên Úy chấp thuận. Nhiệm kì của Ban quản trị là 2 năm và được tái cử. (Điều 16). Ban quản trị Đoàn là những người trực tiếp điều khiển Đoàn, chính thức chịu trách nhiệm về học tập và sinh hoạt của đoàn sinh trước Cha Tuyên úy (Điều 25).
* Đoàn trưởng:
- Chịu trách nhiệm điều hành, phối hợp các hoạt động của Đoàn với hoạt động của các Ngành.
- Đào tạo, huấn luyện Giáo lý viên, Huynh trưởng.
* Đoàn phó quản trị:
- Cộng tác với Đoàn trưởng trong các tổ chức, sinh hoạt Đoàn.
- Chịu trách nhiệm về hành chánh Đoàn.
- Tìm phương pháp, cách thức phát triển Đoàn.
* Đoàn phó nghiên huấn:
- Cộng tác với Đoàn Trưởng trong kế hoạch đào tạo, huấn luyện bổ túc cho các cấp Huynh trưởng trong Đoàn.
- Tổ chức các chương trình Huấn luyện, thúc đẩy Chương trình thăng tiến cho Đoàn sinh
* Thư ký:
- Lập danh sách đoàn sinh, nắm bắt sĩ số các ngành, các cấp.
- Làm biên bản các cuộc họp, đôn đốc các công việc.
- Lưu trữ công văn, giấy tờ của Đoàn.
* Thủ quỹ:
- Quản lý các tài sản của Đoàn.
- Lập sổ quỹ, sổ chi thu, báo cáo trong các cuộc họp định kỳ.
4. Huynh Trưởng các cấp
* Phân Đoàn:
- Trong mỗi Đoàn có các Phân đoàn Ấu, Thiếu, Nghĩa, Hiệp.
- Phân đoàn trưởng, Phân đoàn phó điều khiển công việc của Phân đoàn và chịu trách nhiệm với Đoàn trưởng.
* Chi Đoàn
- Mỗi Chi đoàn có Chi đoàn trưởng, Chi đoàn phó và các Huynh trưởng tập sự phụ tá, trực tiếp triển khai các công việc của Phân đoàn và Đoàn.
B. PHÂN CÔNG
Để các hoạt động của Đoàn tiến hành trôi chảy cần phân chia công việc cụ thể, rõ ràng, cho từng người. Đặc biệt là trong các chiến dịch, các đợt thi đua, các sa mạc huấn luyện, các buổi lễ… tránh tình trạng lấn sân, giẫm chân lên nhau, dẫn đến tình trạng người thì ôm đồm mọi việc, người khác lại cảm thấy thừa thãi vì chẳng biết làm gì.
Một số nguyên tắc khi phân công:
- Phân công là xếp người vào việc chứ không phải là phân việc vào người. Trước khi phân công, phải có sự cân nhắc, xét năng lực của từng người để phân công đúng người, đúng việc.
- Khi phân công, không nên để tình cảm, hay quan hệ riêng tư chi phối, tránh thiên vị, phân biệt đối xử.
- Mỗi công việc có người phụ trách chính. Người đó nên tìm thêm những phụ tá rồi cùng nhau đề ra những biện pháp thực hiện. Những sáng kiến liên quan đến công việc được giao nên được bàn bạc, cân nhắc trước khi đem ra thi hành (tránh sáng kiến đột xuất).
- Phân công phải rõ ràng, cụ thể, nên ghi rõ trên giấy tờ, tránh tình trạng ra lệnh miệng dễ quên sót. Cũng nên xác định rõ quyền hạn, nhiệm vụ và thời gian phải hoàn thành. Người được phân công không phải là người duy nhất chịu trách nhiệm rồi cứ loay hoay làm việc một mình nhưng nên thường xuyên trao đổi với người có trách nhiệm về công tác đang và sẽ thực hiện.
- Khi trao việc cho ai cần nắm vững tiến độ công việc, không nên phó mặc hoàn toàn cho người được giao việc, cũng không can thiệp vào khi không thật sự cần thiết. Cần phải tin tưởng, khích lệ, tạo điều kiện để cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ, giúp giải quyết những khó khăn gặp phải. “Người Trưởng giỏi là người biết và làm được mọi thứ nhưng lại không làm tất cả”
[Nguồn: Sổ tay Huấn luyện Huynh trưởng cấp 2]
I. THẾ NÀO LÀ PHÂN CÔNG PHÂN NHIỆM
Chúa Giêsu khi đi giảng đạo đã qui tụ những kẻ tin, chọn 72 môn đệ (Mt 10,2), giữa những người này Ngài tuyển riêng 12 Tông đồ, đặt Phêrô làm đầu và Ngài trao cho mỗi người một nhiệm vụ để cộng tác với Ngài trong sứ vụ rao giảng Tin Mừng Nước trời. (Mt 16,18-19)
Nội quy Tổng liên đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể nêu rõ thực quyền lãnh đạo đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể ở nơi các linh mục Tuyên úy do Hàng Giáo Phẩm trao ban. Quyền này được ủy thác cho các Huynh Trưởng tùy theo khả năng của họ (điều 24).
Chúa Giêsu xưa đã sai các ông cứ từng 2 người đi trước vào các thành các nơi mà chính Ngài sẽ đến (Lc 10,1-3).
Để tạo sự đoàn kết, hợp tác làm việc trong một tập thể, phải có sự phân công, phân nhiệm cụ thể. Nhờ được trao nhiệm vụ rõ ràng, mọi người sẽ không thụ động, ỷ lại và có điều kiện làm tốt công việc của mình, góp phần trong việc phát triển Đoàn.
II. TẠI SAO PHẢI PHÂN CÔNG PHÂN NHIỆM
- Để mỗi người có điều kiện tham gia tích cực vào các công tác của Đoàn, phát huy mọi năng lực, trí tuệ, sáng kiến của cá nhân cho công việc chung.
- Giúp mỗi người ý thức hơn vai trò, trách nhiệm của mình, phát huy sự trưởng thành trong đời sống đức tin và xã hội.
- Tạo được tinh thần hợp nhất, chung sức và nhờ đó Đoàn ngày càng vững mạnh. Sức sống của Đoàn được duy trì.
III.BIỆN PHÁP THỰC HIỆN
A. PHÂN NHIỆM
Tổ chức Đoàn Thiếu Nhi Thánh Thể tại giáo xứ gồm: Cha Tuyên Úy, các Trợ Úy, Ban Quản Trị Đoàn và các Huynh Trưởng.
1. Cha Tuyên Úy
Là cấp lãnh đạo cao nhất trong Đoàn. Ngài có quyền quản trị, giáo huấn Huynh trưởng và đoàn sinh. Thực tế ngài thường ủy thác việc điều hành Đoàn cho các Huynh trưởng và chỉ can thiệp khi có những vấn đề quan trọng, hoặc khi cần. (điều 24 Nội Quy)
2. Trợ Úy
Là các tu sĩ nam, nữ, cộng tác với Linh mục Tuyên úy trong việc săn sóc các em thiếu nhi nhất là trong lãnh vực Giáo lý: “Trợ úy cộng tác với Cha Tuyên úy trong nhiệm vụ của Ngài nhất là trong việc huấn luyện tinh thần và đạo đức cho các đoàn sinh”. (Điều 25)
3. Ban Quản Trị
Ban quản trị Đoàn do Hội đồng Huynh trưởng Đoàn bầu lên và được Cha Tuyên Úy chấp thuận. Nhiệm kì của Ban quản trị là 2 năm và được tái cử. (Điều 16). Ban quản trị Đoàn là những người trực tiếp điều khiển Đoàn, chính thức chịu trách nhiệm về học tập và sinh hoạt của đoàn sinh trước Cha Tuyên úy (Điều 25).
* Đoàn trưởng:
- Chịu trách nhiệm điều hành, phối hợp các hoạt động của Đoàn với hoạt động của các Ngành.
- Đào tạo, huấn luyện Giáo lý viên, Huynh trưởng.
* Đoàn phó quản trị:
- Cộng tác với Đoàn trưởng trong các tổ chức, sinh hoạt Đoàn.
- Chịu trách nhiệm về hành chánh Đoàn.
- Tìm phương pháp, cách thức phát triển Đoàn.
* Đoàn phó nghiên huấn:
- Cộng tác với Đoàn Trưởng trong kế hoạch đào tạo, huấn luyện bổ túc cho các cấp Huynh trưởng trong Đoàn.
- Tổ chức các chương trình Huấn luyện, thúc đẩy Chương trình thăng tiến cho Đoàn sinh
* Thư ký:
- Lập danh sách đoàn sinh, nắm bắt sĩ số các ngành, các cấp.
- Làm biên bản các cuộc họp, đôn đốc các công việc.
- Lưu trữ công văn, giấy tờ của Đoàn.
* Thủ quỹ:
- Quản lý các tài sản của Đoàn.
- Lập sổ quỹ, sổ chi thu, báo cáo trong các cuộc họp định kỳ.
4. Huynh Trưởng các cấp
* Phân Đoàn:
- Trong mỗi Đoàn có các Phân đoàn Ấu, Thiếu, Nghĩa, Hiệp.
- Phân đoàn trưởng, Phân đoàn phó điều khiển công việc của Phân đoàn và chịu trách nhiệm với Đoàn trưởng.
* Chi Đoàn
- Mỗi Chi đoàn có Chi đoàn trưởng, Chi đoàn phó và các Huynh trưởng tập sự phụ tá, trực tiếp triển khai các công việc của Phân đoàn và Đoàn.
B. PHÂN CÔNG
Để các hoạt động của Đoàn tiến hành trôi chảy cần phân chia công việc cụ thể, rõ ràng, cho từng người. Đặc biệt là trong các chiến dịch, các đợt thi đua, các sa mạc huấn luyện, các buổi lễ… tránh tình trạng lấn sân, giẫm chân lên nhau, dẫn đến tình trạng người thì ôm đồm mọi việc, người khác lại cảm thấy thừa thãi vì chẳng biết làm gì.
Một số nguyên tắc khi phân công:
- Phân công là xếp người vào việc chứ không phải là phân việc vào người. Trước khi phân công, phải có sự cân nhắc, xét năng lực của từng người để phân công đúng người, đúng việc.
- Khi phân công, không nên để tình cảm, hay quan hệ riêng tư chi phối, tránh thiên vị, phân biệt đối xử.
- Mỗi công việc có người phụ trách chính. Người đó nên tìm thêm những phụ tá rồi cùng nhau đề ra những biện pháp thực hiện. Những sáng kiến liên quan đến công việc được giao nên được bàn bạc, cân nhắc trước khi đem ra thi hành (tránh sáng kiến đột xuất).
- Phân công phải rõ ràng, cụ thể, nên ghi rõ trên giấy tờ, tránh tình trạng ra lệnh miệng dễ quên sót. Cũng nên xác định rõ quyền hạn, nhiệm vụ và thời gian phải hoàn thành. Người được phân công không phải là người duy nhất chịu trách nhiệm rồi cứ loay hoay làm việc một mình nhưng nên thường xuyên trao đổi với người có trách nhiệm về công tác đang và sẽ thực hiện.
- Khi trao việc cho ai cần nắm vững tiến độ công việc, không nên phó mặc hoàn toàn cho người được giao việc, cũng không can thiệp vào khi không thật sự cần thiết. Cần phải tin tưởng, khích lệ, tạo điều kiện để cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ, giúp giải quyết những khó khăn gặp phải. “Người Trưởng giỏi là người biết và làm được mọi thứ nhưng lại không làm tất cả”
[Nguồn: Sổ tay Huấn luyện Huynh trưởng cấp 2]