“Buổi lễ” nói chung là những dịp tập hợp nhiều người để thực hiện cách trang trọng một nội dung nào đó như Diễn nguyện Giáng Sinh cho thiếu nhi, lễ Phát thưởng Giáo Lý, lễ Khai mạc Năm học Giáo lý, lễ Tuyên hứa, Đại hội Huynh trưởng-Giáo lý viên .v.v…
Phong trào TNTT, các hội đoàn Công Giáo Tiến Hành tại các giáo xứ, trường học và xã hội có rất nhiều lễ hội mà các trưởng có cơ hội tham gia. Thực tế cho thấy một số huynh trưởng TNTT đã đóng góp khá tích cực và hiệu quả trong các lãnh vực này. Để nhân rộng các chứng từ tích cực như thế, các trưởng cần nghiên cứu và rèn luyện kỹ năng tổ chức để giúp ích cho giáo xứ và góp phần lành mạnh hoá các cộng đồng xã hội.
Để tổ chức một buổi lễ, cần thực hiện những bước chính sau:
I.- CHUẨN BỊ.
Mọi việc làm dù lớn dù nhỏ, đều cần có chuẩn bị. Để tổ chức đám cưới, người ta phải sắm đồ cho cô dâu, chú rể, in thiệp, đặt tiệc, tìm người chủ hôn… và tiền. Để làm nhà, người ta phải tính toán kinh phí, vật liệu, xin phép xây cất, bản vẽ, gọi thầu…Chuẩn bị tốt, thực hiện mới tốt
Thí dụ: Tổ chức Đêm Diễn Nguyện Giáng Sinh cho thiếu nhi trong giáo xứ. Để chuẩn bị tốt cho việc tổ chức buổi lễ này, trưởng cần xác định:
* Mục đích của buổi lễ: Tổ chức diễn nguyện để:
- Giúp các em hiểu cách có hệ thống Chúa Giêsu đã giáng thế và là Đấng Cứu Chuộc nhân loại không phải do ngẫu nhiên, nhưng do ý định, lời hứa và chương trình cứu chuộc của Thiên Chúa.
- Giúp các em hiểu Chúa Giêsu đã đến thế gian trong thân phận của một em bé nghèo nàn, được sinh ra, sống và lớn lên như chúng ta, ngoại trừ tội lỗi
- Giúp các em hiểu Chúa thật gần gũi, Ngài đến với chúng ta như một người bạn, người anh, không có khoảng cách, để yêu thương…. Đáp lại, em cũng đến với Chúa, nói chuyện với Chúa cách thân mật, thoải mái.
- Từ tâm tình diễn nguyện, dẫn các em vào thánh lễ hoặc lời nguyện chung, và sống tâm tình này trong đời sống của các em.
* Nội dung buổi lễ là gì?
Để đạt được mục đích, các tiết mục diễn nguyện phải được dàn dựng, sắp xếp thế nào, để ngang qua việc hát múa, hợp xướng…, nổi bất lên ý định và kế hoạch cứu độ của Thiên Chúa: như việc Chúa tạo dựng, tội nguyên tổ, các tổ phụ: Abraham, Issac,.., biến cố Truyền Tin, biến cố Belem, chuyện các đạo sĩ…
* Thành phần tham dự gồm những ai?
Các em không phải là khán giả thụ động, nhưng là tham dự viên, là người trong cuộc, nên tất cả các tiết mục phải vừa tầm hiểu biết, hợp sở thích của thiếu nhi về ngôn từ, hình ảnh, ý tưởng và tâm tình. Chủ toạ buổi lễ chắc chắn có cha xứ, cha truyên uý. Tham dự với tư cách là quan khách sẽ có hội đồng mục vụ, ban đại diện phụ huynh. Ngoài ra có quý ông bà, anh chị em trong cộng đồng giáo xứã.
* Thời điểm và thời lượng tổ chức:
Không nên sớm quá vì chưa có bầu khí giáng sinh thuận lợi; Cũng không nên gần lễ quá vì lúc đó quá bận rộn; Giờ tổ chức thuận lợi để thu xếp công việc và bầu khí diễn nguyện là buổi tối. Vì thành phần tham dự chính là thiếu nhi nên thời gian không nên kéo dài quá 2 giờ.
Việc xác định ngày giờ tổ chức phải tham khảo chương trình tổ chức lễ của giáo xứ, để không bị trùng hợp về thời gian và công việc.
* Địa điểm: Có thể tổ chức trong nhà thờ, hội trường hoặc ngoài sân, miễn là tạo được bầu khí thoải mái, thoáng mát, để các em ngồi lâu không mệt, và trang nghiêm để dễ đưa vào tâm tình cầu nguyện. Nếu tổ chức ngoài sân, nên biết có thể có những “khách không mời mà đến”, họ có thể huýt sáo, la ó và lạm dụng vì tưởng lầm là buổi văn nghệ ngoài trời. Cần có kế hoạch trật tự hoặc ngăn chặn loại khách này.
* Khối lượng công việc: Để tổ chức buổi diễn nguyện, trưởng cần thấy những việc phải làm:
- Lãnh ý cha Tuyên úy:
Dù đã có ý tưởng, trưởng vẫn phải bàn bạc và xin ý kiến chỉ đạo của cha Tuyên Uý. Phải thống nhất với ngài trong những nét chính yếu và tốt nhất là trong cả các chi tiết, điều gì còn khúc mắc phải trao đổi.
- Biên tập chương trình:
Dựa vào ý kiến đã thống nhất với cha Tuyên Uý, lên chương trình: nghi thức khai mạc, bế mạc, diễn nguyện, phân công v.v… Chương trình càng chi tiết càng tránh được những thiếu sót đáng tiếc. Mọi thành viên trong ban tổ chức phải hiểu chương trình và nắm chắc phần vụ của mình, lúc nào xuất hiện, lúc nào không nên.
- Thư mời quan khách:
Gửi thư mời cách nào để khách nhận được thư trước ít nhất 3 ngày. Nếu đoàn trưởng ký tên, cần có sự hợp thỉnh của Cha Tuyên Uý, để làm tăng giá trị của lời mời. Thư mời nên gửi tận tay, nếu gửi qua bưu điện, phải tính ngày tới, trừ thời gian chuyển thư.
- Phân công nhân sự:
Kinh nghiệm cho thấy hiện tượng lủng củng trong tổ chức, dẫn đến thất bại phần lớn do yếu tố nhân sự: Các thành viên ban tổ chức không nắm rõ phần vụ cũng như giới hạn của mình, nhận công tác rồi không biết phải thi hành ra sao vì không được triển khai kỹ lưỡng, xẩy ra tình trạng đùn đẩy công việc hoặc dẫm chân nhau, thậm chí tranh cãi ngay trong buổi lễ, vừa làm mất uy tín, vừa làm gương xấu cho các em, vừa chuốc lấy thất bại.
Trưởng cần biết rõ khả năng, tính tình, sở thích của người cộng tác để phân chia công việc cho phù hợp.
Sau khi nhận việc, mỗi người phải động não xem mình có thể thực hiện được tới đâu, cần phương tiện gì, nên trao đổi để công việc rõ nét hơn.
Đoàn trưởng cần biết rõ người cộng tác chuẩn bị ra sao để nếu cần sẽ có kế hoạch giúp đỡ hoặc điều chỉnh kịp thời. Một khoảng thời gian thích hợp trước ngày tổ chức, cần họp lại những người phụ trách công việc, nghe họ báo cáo, kiểm tra và phối hợp công tác.
Có bao nhiêu công tác, cần bấy nhiêu người chịu trách nhiệm chính, tạm gọi là trưởng tiểu ban. Tuỳ công việc, mỗi tiểu ban có thể thêm người cộng sự do tự tìm hoặc do đoàn trường cho. Thông thường trong một buổi lễ cần có:
. Trưởng ban tổ chức: thường là đoàn trưởng. Điều hành chung.
. Ban hành chánh: cùng với đoàn trưởng soạn chương trình theo quyết định chung của ban tổ chức, nhất là với ý chỉ đạo của cha tuyên uý. Soạn và gửi thư mời.
. Ban tiếp tân: Đón tiếp khách, xếp chỗ khách mời, tiễn khách. Trường hợp ít người có thể kết hợp Hành chánh với Tiếp tân
. Ban phụng vụ: Chuẩn bị thánh lễ, cùng với MC soạn các lời nguyện
. Dẫn chương trình: Giới thiệu, thuyết minh các tiết mục và dẫn chương trình theo ý ban tổ chức. Nên có 2 MC thay phiên nhau. Nếu ít người, có thể kết hợp Dẫn chương trình và Phụng vụ
. Ban kỹ thuật: Thiết kế địa điểm, sân khấu, âm thanh, ánh sáng v.v…
. Ban quản lý: cung cấp vật liệu, tài chánh cho các tiểu ban theo chỉ thị của đoàn trưởng. Bồi dưỡng cho anh chị em trong ngày diễn, nhất là khi chuẩn bị thiết kế địa điểm và tổng dợt. Có thể kết hợp Quản lý và Kỹ thuật.
. Ban trật tự: Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi quan khách và giữ trật tự các em từ lúc đầu cho đến kết thúc.
- Tìm phương tiện:
Khi lên chương trình, biết cần những phương tiện nào: Âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn, vật dụng trang trí, hóa trang và ….tiền. Trưởng cũng phải dự trù việc phân bổ phương tiện và tài chánh cho các phần vụ trước khi họ nêu nhu cầu thực tế. Cũng cần xét tính hợp lý của các yêu cầu do các tiểu ban đề nghị trước khi chấp thuận. Phải xác định phương tiện nào có sẵn, phương tiện nào có thể mượn, hoặc phải mua. lưu ý các thành viên xử dụng phương tiện chung bảo quản tốt và hoàn trả đầy đủ cho nơi xuất xứ để tiết kiệm ngân quỹ và giữ uy tín đối với nơi cho mượn.
- Điều khiển chương trình và thuyết minh:
Người lập chương trình và kế hoạch giỏi chưa đủ, cần có người thực hiện và điều động giỏi mới thành công. Người lập chương trình là cái đầu; người thực hiện là chân tay. Thiếu một trong hai, không thể thành công. Người thực hiện chương trình là các trưởng tiểu ban và cộng sự viên. MC là một trong những người thực hiện chương trình. Hơn ai hết, MC là người thông suốt chương trình, hiểu rõ mục đích buổi lễ, nắm chắc nội dung tiết mục để dẫn chương trình đúng hướng.
MC phải có cách để nhớ tên quan khách và soạn cụ thể lời giới thiệu cho đúng chức vụ, tên thánh, tên họ, tên gọi của từng vị, giới thiệu cấp trên trước, cấp dưới sau. Giới thiệu khách trước, chủ nhà sau. Giới thiệu quan khách phải trang nghiêm. MC luôn có kế hoạch dự trù để trám chỗ khi chương trình bị trục trặc kỹ thuật hoặc gián đoạn ngoài ý muốn.
Khi giới thiệu và thuyết minh tiết mục, MC phải nắm vững nội dung tiết mục để không bị lạc đề. MC cần soạn sẵn lời nguyện để hướng dẫn các em và cộng đoàn khi cần. Có thể nhờ người khác soạn giúp, nhưng phải sẵn sàng trước, đừng chủ quan “xuất khẩu thành văn” dẫn đến sai lầm đáng tiếc.
- Thiết kế địa điểm:
Khi đã quyết định địa điểm, công việc thiết kế phải hoàn tất trước để các diễn viên có thể làm quen với sân khấu trước giờ khai mạc, để khi diễn tiến không ai phải chạy ngược xuôi về vấn đề này nữa, ngoại trừ người được phân công đặc trách.
Việc thiết kế địa điểm nên giao cho người có chuyên môn về thiết kế, ánh sáng và âm thanh. Cũng cần dự trù một số vật dụng thay thế như cầu chì, micro, đèn pin, đèn bình, megaphone, dụng cụ sửa điện… phòng khi cúp điện hoặc có sự cố trong giây lát.
Về mùa mưa không nên tổ chức ngoài trời nếu không bảo đảm, vì cả ban tổ chức cũng như người tham dự đều không yên tâm, mất tập trung vào nội dung diễn nguyện.
- Soạn nội dung tiết mục:
Các tiết mục diễn nguyện cần được chọn lựa và phân bổ cho các đơn vị, sao cho xuyên suốt để đạt mục đích mong muốn, không nên để các đơn vị trình bày tự phát. Ban tổ chức, nhất là cha tuyên uý phải duyệt diễn xuất, để góp ý và sửa chữa trước khi đưa vào chương trình.
Để xây dựng chương trình, Ban tổ chức đưa ra đề tài để các đơn vị thực hiện, hoặc đưa ra yêu cầu về ý nguyện để các đơn vị căn cứ vào đó mà chọn tiết mục. Dù trong trường hợp nào, ban tổ chức vẫn phải sắp xếp chứ không diễn theo cách tự chọn.
- Tập dợt:
Tập dợt là giai đoạn quan trọng và là yếu tố cần thiết cho sự thành công của buổi lễ. Ban tổ chức cần tạo hứng thú cho các em ngay từ lúc tập dợt; nên uỷ lạo các đơn vị trong thời gian tập dợt bằng cách thăm hỏi, khích lệ và tặng quà để các em phấn khởi hơn, đồng thời xem các em thiếu phương tiện gì để hỗ trợ. Như vậy sẽ có ảnh hưởng tốt đến hiệu quả tập dợt và diễn xuất sau này.
Về mặt giáo dục, việc quan tâm uỷ lạo của ban tổ chức không phải chỉ để đáp ứng nhu cầu ăn uống của các em, nhưng qua sự chăm sóc của ban tổ chức, các em thấy mình được quan tâm, thấy mình là một thành viên hữu ích chứ không mất hút trong tập thể.
- Tổng dợt, kiểm duyệt:
Ấn định thời gian tập dợt trước để các đơn vị sắp xếp thời giờ tập dợt. Ngày tổng dợt tất cả các đơn vị tập trung để diễn thử các tiết mục. Ban kiểm duyệt xem từng mục, ghi nhận những chỗ cần bổ sung, sửa đổi hoặc cắt bớt và báo ngay cho đơn vị trình diễn kịp thời sửa chữa.
Ban kiểm duyệt lưu ý các mục hoạt cảnh, nhất là thoại kịch quảng diễn Lời Chúa: các vai diễn và các lời thoại xuyên tạc hoặc cắt nghĩa sai Lời Chúa phải được uốn nắn ngay từ buổi tổng dợt; Tránh bôi bác, báng bổ chức quyền trong đạo hoặc ngoài đời.
- Soạn lời giới thiệu, thuyết minh và lời nguyện
MC cần hội ý với đoàn trưởng và trưởng tiểu banPhụng vụ khi soạn lời giới thiệu, thuyết minh hoặc lời nguyện, sau đó nhập với chương trình chung xin cha tuyên uý duyệt lần cuối trước khi thực hiện.
Lời giới thiệu phải đúng nội dung của tiết mục, lời thuyết mình nhằm làm sáng thêm nội dung và có ý chuẩn bị cho mọi người hợp ý với tâm tình trong tiết mục.
Nếu là MC chuyên nghiệp càng tốt, nếu là nghiệp dư thì cần phải luyện tập kỹ trước khi ra sân khấu, và cần đạt một số tiêu chuẩn như phát âm đúng chính tả, giọng nói tương đối lớn, truyền cảm, dứt khoát.
MC cần trang phục chỉnh tề, phù hợp nội dung lễ hội. Nếu là nữ, cần đứng đắn kín đáo vì đây là buổi diễn nguyện chứ không phải đại nhạc hội.
- Mời cha dâng lễ (nếu có thánh lễ):
Nếu trong chương trình có thánh lễ, đoàn trưởng phải bàn với cha tuyên uý về thời gian và ý lễ. Nếu phải mời cha khách, xin cha tuyên uý mời giúp.
Chuẩn bị bàn thờ, đồ lễ và cắm hoa, liên lạc với ban lễ sinh, các soeur hoặc ban phụng tự Hội Đồng Mục Vụ, tuỳ thông lệ của từng xứ.
Chuẩn bị là động tác vô cùng cần thiết. Tổ chức thiếu chuẩn bị là thất bại. Chuẩn bị lâu dài, kỹ lưỡng. Thực hiện nhanh, gọn.
II.- DIỄN TIẾN BUỔI LỄ.
- Đón tiếp quan khách:
Mọi việc phải được sẵn sàng trước khi quan khách tới. Quan khách không thích ngồi chờ đợi và nghe chuyên viên kỹ thuật thử máy “alô, một hai ba bốn…”, cũng không thích ngồi chờ trong bóng tối.
Khi quan khách tới, ban Tiếp tân phụ trách đón tiếp và hướng dẫn vào đúng chỗ, tránh phải mời những người đã ngồi chỗ trên xuống chỗ dưới. Vậy người đón khách phải biết rõ chức vị của khách.
Khách lớn “lỡ” tới trễ và hàng trên đã hết chỗ, ban tiếp tân phải liệu cho có thêm ghế để mời khách ngồi.
Nếu có văn nghệ xen kẽ, băng reo hoặc vũ điệu, cứ để khách tự do, không nên yêu cầu. Nhất là không được bắt quan khách tập đi tập lại một vũ điệu hoặc băng reo.
- Ổn định vị trí:
Ban tiếp tân và ban trật tự phải liệu sao cho tham dự viên người nhà, có mặt đầy đủ trước giờ khai mạc và trước giờ khách đến. Thà để người nhà chờ khách, chứ không bắt khách chờ người nhà.
- Khai mạc:
. Khởi đầu nghi thức khai mạc, trưởng hô khẩu hiệu cho các em đứng lên, nghiêm. Mời quan khách bước ra giữa, trước mặt các em, quay xuống
. Hô cho các em chào quan khách.
. Giới thiệu: Trong quan khách có nhiều người ở chức vị khác nhau. Khi giới thiệu phải giới thiệu người có chức vị cao trước, giới thiệu rõ chức vụ, tên thánh tên họ, tên gọi. Đối với người có hai chức vị, giới thiệu chức lớn trước. Hai người đồng chức, giới thiệu người cao tuổi trước, khách trước chủ nhà sau. Cần có danh sách cụ thể, đừng quá tin vào trí nhớ. Cũng đừng thuộc lòng danh sách đến nỗi giới thiệu cả người không có mặt! Với người vắng mặt, nếu muốn tỏ ra trân trọng, phải giới thiệu theo cách khác.
. Mời quan khách hướng về cờ. “Chào cờ - chào”
. Tuyên bố lý do và tuyên bố khai mạc: Cha Tuyên uý tuyên bố lý do và khai mạc. Nếu có cha xứ hiện diện, nên dành vinh dự tuyên bố khai mạc cho cha xứ
. Công bố chương trình diễn nguyện: Đoàn trưởng
. Nội dung buổi lễ: “Đạn đã lên nòng”, MC hoàn toàn điều động chương trình. Nếu gặp sự cố, có thể bàn với đoàn trưởng hoặc xin ý kiến cha tuyên uý.
III.- BẾ MẠC
- Cám ơn: Đoàn trưởng hoặc đoàn phó.
- Sau buổi lễ, nếu có khả năng, nên tổ chức phát quà cho thiếu nhi, liên hoan cho các trưởng và các đơn vị tham gia diễn nguyện.
CÂU HỎI XÂY DỰNG BÀI
1. Theo kinh nghiệm của bạn, để tổ chức một buổi lễ bổn mạng đoàn, phải làm những việc gì?
2. Hãy soạn thảo chương trình chi tiết tổ chức lễ ra mắt đoàn.